Анализируя действующую схему потоков информации в нашем предприятии, хотелось бы улучшить последнюю стадию работы с документом, т. е. сдача в архив и использование в справочно-информационной работе.
Считаю эффективным внедрение в работу электронного архива предприятия (комплекса программного и аппаратного обеспечения).
Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Это можно осуществить при помощи электронного архива, т. е. не нужно идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости — изготавливать копию документов, при возврате дела — осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т. п. — все процедуры автоматизируются.
Электронный документооборот предоставляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится.
