Оформление и ведение личных карточек

Личная карточка (форма Т-2) заводится после подписания приказа по личному составу на работников, принятых на постоянную или временную работу. Ее заполняет работник отдела кадров организации в одном экземпляре на основании представленных документов: паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование, квалификацию.

Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

• 1. Общие сведения;
• 2. Сведения о воинском учете;
• 3. Назначения и перемещения;
• 4. Отпуска;
• 5. Дополнительные сведения;
• 6. Дата и причина увольнения.

Все сведения заносятся в личную карточку без сокращений. В графе «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество работника, дата и место рождения, образование (подробные сведения), общий и непрерывный стаж работы, семейное положение, паспортные данные, домашний адрес и телефон.

Заполняя графу «семейное положение» используют следующие формулировки: «женат», «замужем», «вдовец», «вдова», «холост» «не замужем», после чего указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи. Записывая в личную карточку сведения об образовании, указывают «высшее», «незаконченное высшее», «среднее», «среднее специальное», «неполное среднее», «начальное». При этом пункт «В» заполняется на карточках молодых рабочих и служащих.

Специальность и квалификацию указывают на основании диплома или свидетельства, профессия рабочего должна соответствовать ее названию в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий, должность служащих — штатному расписанию.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организаций.

Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4) раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

При заполнении пункта 12 раздела 1 организации необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

Заканчивается эта графа личной подписью работника и датой.

Данные о военнообязанных и призывниках заносят во второй раздел личной карточки.

Третий раздел карточки «Назначения и перемещения» содержит записи о назначении, перемещениях по службе и увольнении. При этом каждая запись визируется работником.

В четвертом разделе фиксируются отпуска (все виды) с указанием их дат и ссылкой на номер и дату приказа по личному составу.

В разделе личной карточки «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также можно записывать другие данные, необходимые для учета.

При увольнении работника из организации в личной карточке обязательно заполняется отметка о дате и причинах увольнения.

Личные карточки работников, как и трудовые книжки, должны храниться в сейфах.