Общие положения. 
Автоматизация документооборота и создание электронного офиса

автоматизация делопроизводство электронный сканер Деятельность практически любого учреждения связана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов. Документы поступают в организацию от партнеров, клиентов, других учреждений; создаются в деятельности самой организации; передаются из подразделения в подразделение; поступают к руководству для принятия решения, внесения указаний по исполнению и подписанию; отправляются адресатам. Ни одно управленческое действие не обходится без создания документов. При этом следует учесть, что документооборот за последние годы значительно возрос. Это связано с упрощением изготовления, тиражирования и передачи документов. В этих условиях от повышения оперативности и четкости в работе с документами во многом зависит оперативность работы учреждения в целом. Современные информационные технологии заставляют фирмы переходить от простого использования персональных компьютеров и аппаратных средств к внедрению систем автоматизированного делопроизводства.

Проблема «офиса будущего» привлекла внимание специалистов различных сфер (от управленцев до программистов) практически сразу с появлением персональных компьютеров (ПК). В 70-х гг. XX в. проводилась идея создания «безбумажной конторы». Возможность ведения, обработки и передачи информации без бумаги, непосредственно через персональные компьютеры привела к мысли, что учреждения смогут работать только с информацией на персональных компьютерах, без бумаги.

Однако уже в 80-х гг. идея электронного рая и безбумажного делопроизводства стала разрушаться. Выяснилось, что электронным документам не доверяют финансовые и судебные органы. Соответственно партнеры и клиенты также хотят иметь в руках традиционные бумажные экземпляры документов со всеми необходимыми реквизитами, обеспечивающими их юридическую силу. Кроме того, сбои в работе техники могут привести к невосполнимой утрате важной информации. Существует и проблема несанкционированного доступа к электронным документам, особенно обострившаяся в условиях широкого использования информационных сетей. Несанкционированный доступ может привести к искажению документов и хищению информации, представляющей коммерческую ценность.

Таким образом, вместе с крахом идеи «безбумажного офиса» встал вопрос о необходимости поиска новых путей управления информационно-документационными ресурсами, основанных на сочетании электронного и традиционного способов работы с информацией и документами. На смену идее «безбумажного офиса» пришла идея электронного (автоматизированного) офиса.

Современные информационные технологии ставят новые проблемы перед специалистами службы документационного обеспечения, в том числе и перед секретарями. С одной стороны, это проблемы, связанные с выбором типов и видов оборудования, программного обеспечения, готовых программ, технологических решений, оптимальных для решения конкретных задач. С другой — это необходимость еще более четкой проработки всех процессов, связанных с работой с информацией и документами. Причем решение последних проблем не менее важно, чем первых, так как без четкой постановки задач автоматизации делопроизводства нельзя приступать к выбору программных и аппаратных средств и т. д.

Необходимо помнить, что автоматизация офиса это не только и не столько покупка дорогостоящего оборудования и современных версий программ, построение сетей и обеспечение выхода в глобальные информационные сети, сколько четкое построение концепции электронного офиса применительно к задачам конкретной организации.