Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них рассматривается проделанная работа за предыдущий день и решается что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.
Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно оно проводятся зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию необходимо:
- 1. Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
- 2. Можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;
- 3. Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
- 4. Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
- 5. Как можно раньше послать приглашение участникам;
- 6. Выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или конференс зал) с хорошей вентиляцией, освещением и нормальной температурой;
- 7. Участники совещания должны заранее выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.
Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа. Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать. Учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15 — 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.
Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждение вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается: участники совещания, выдвинутые и принятые решения, исполнители, их действия и другая информация.
