Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат зарегистрированные документы: входящие — требующие ответа или исполнения, внутренние — требующие исполнения.

Контролю также могут подлежать исходящие документы, при необходимости проконтролировать получение ответа на документ, и поручения руководства, отданные в устной форме.

Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, учет и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Университета о ходе исполнения документов и о результатах анализа исполнительской дисциплины.

Постановка на контроль, предварительная проверка и регулирование хода исполнения документа осуществляются:

• а) входящих документов, не подлежащих рассмотрению руководством — работником Общего отдела;
• б) входящих документов, подлежащих рассмотрению руководством — работником Общего отдела на основании резолюции руководителя, рассмотревшего документы;
• в) внутренних документов:
  • · распоряжения руководителя подразделения — лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле. Отметка проставляется лицом, осуществляющим постановку документа на контроль.

Контроль за исполнением документов ведется на контрольных (регистрационных) карточках, заполняемых при постановке документов на контроль (Приложение 17). Карточки заполняются лицами, осуществляющими постановку документа на контроль. Контроль исполнения устных поручений руководителя также ведется на контрольных карточках.

Контрольные карточки группируются в контрольной картотеке по срокам исполнения.

Предварительный контроль и проверка хода исполнения документа (поручения) осуществляются до истечения срока исполнения документа. Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или иным способом, фиксируются в графе «Контрольные отметки» контрольной карточки.

При незначительном количестве документов, требующих контроля исполнения, допускается ведение контроля в журналах регистрации соответствующих документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным сторонам и лицам.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное его исполнение не являются основанием для признания документа исполненным.

Документ снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. Основанием для снятия с контроля документов, контролируемых по поручению руководства Университета, как правило, является документ-ответ, подписанный ректором Университета.

Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.

На исполненном документе проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» .

Лица, осуществляющие постановку на контроль документов, решений коллегиальных органов и устных поручений руководителей готовят аналитические отчеты о состоянии исполнительской дисциплины в Университете:

• — об исполнении документов — по запросу руководства Университета;
• — об исполнении решений коллегиальных органов — к очередному заседанию соответствующего органа;
• — об исполнении устных поручений руководства — по запросу руководства.