Разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом организации

Для перевода бумажного документооборота в электронный предлагается с помощью программы «Дело». Система «Дело» эффективно используется нетолько в крупных компания и холдингах, но и в небольших организациях.

Данная система способна создать и наладить электронный документооборот практически на любом предприятии, а также в организациях любого типа. Также, стоит отметить, что данная система способна повысить эффективность, а также качество работы сотрудников с документами.

Таким образом, за счет внедрения данной программы оптимизируются бизнес-процессы предприятия практически любого профиля. Следует отметить, что сегодня программа электронного документооборота предприятия «Дело» является самой распространенной в России. Кроме того, данная система фактически является отраслевым стандартом.

Система предлагаемого электронного документооборота представлена на рисунке 15.

Рисунок 15 Система электронного документооборота в организации Также отметим, что с помощью системы «Дело» повышается качество документооборота.

На рисунке 16 представлены основные решаемые системой «Дело» задачи.

Рисунок 16 Решаемые задачи качества документооборота с помощью системы «Дело».

Рассмотрим основные возможности и преимущества системы «Дело»:

• — Система поддерживает практически все основные функции в области документооборота предприятия. Кроме того, все необходимые функции включены в стандартную версию системы «Дело». Соответственно, у предприятия нет необходимости докупать определенные модули.
• — Делегирование полномочий на работу с документами позволяет легко передавать дела, когда, например, сотрудник уходит в отпуск или увольняется.
• — Интерфейс системы прост в работе и не требует специальных знаний и определенных умений.
• — Программа отличается быстрым вводом информации, за счет чего позволяет работать с очень большим количеством документации, затрачивая при этом минимум времени.
• — В систем запрограммированы механизмы разграничения доступа пользователей, что дает возможность определить как и с какими документами будут работать сотрудники предприятия.
• — Система с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без рисково перейти от привычного «бумажного» документооборота к современным технологиям управления.
• — Простота установки и настройки основных параметров, а также короткие сроки ввода в эксплуатацию, обеспечивают быстрое внедрение программы.
• — Система позволяет легко перенести привычную для сотрудников рабочую среду в электронный вид.
• — Система обладает практически неограниченной возможностью «увеличения охвата», то есть в данной системе одновременно могут работать от одного до тысячи пользователей.

Таким образом, перечисленные возможности и преимущества системы электронного документооборота подчеркивают актуальность данного мероприятия.

Рассчитать экономический эффект от внедрения данного мероприятия не представляется возможным так как система в общем характеризуется качественными показателями.

Однако стоит отметить, что по данным Siemens Business Services, при использовании данной системы электронного документооборота производительность труда персонала может быть увеличена на 20−25%, а стоимость архивного хранения электронных документов может быть снижена на 80% по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов.

Кроме того, разработчики системы предполагают, что экономия времени на различные операции составит:

• — 20% при поиске и ожидании поступления документов;
• — 20% при согласовании и утверждении документов;
• — 10% при передаче документов между подразделениями предприятия;
• — 10% при подготовке стандартных отчетов о движении документов на предприятии.

Таким образом, суммарное среднее время, которое может быть сэкономлено за счет внедрения системы электронного документооборота составляет более 60%.

Также отметим, что происходит сокращение затрат на бумажные документы.

Таким образом, при использовании системы электронного документооборота «Дело» вытекают следующие положения:

• — Экономится время на поиск документов.
• — Не требуется ожидания документов.
• — Процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме.
• — Не тратиться время на передачу документов между подразделениями.
• — Быстрая подготовка отчетов.

Соответственно, из этих преимуществ вытекает эффективность работы всей организации, то есть:

• — Затраты уменьшаются.
• — Качество обслуживания заказчиков повышается, а соответственно повышается их лояльность.
• — Увеличивается скорость документооборота.
• — Повышается контроль за документооборотом.
• — Увеличивается скорость распространения информации в целом по компании.