Процесс организации MITT

MITT — схема организации

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, диплома­тических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

В данной главе мною будет рассмотрен процесс организации крупно международной выставки, в качестве которой выбрана MITT — безусловный лидер среди международных туристических выставок, проводимых в России Итак, подготовка и проведение подобной выставки включает следующие основные этапы:

• 1. Принятие решения о проведении выставки.
• 2. Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки.
• 3. Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.
• 4. Прием заявок на участие в выставке.
• 5. Комплекс подготовительных организационно-технических

мероприятий, среди которых:

• · Распределение выставочных площадей между участниками.
• · Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента.
• · Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.

Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т. п.). Оформляется следующий образец письма на ввоз и вывоз материалов на территорию выставки. Письмо должно быть на бланке компании-экспонента. Строго в 4-х экземплярах. Четвертый экземпляр хранится до вывоза. При потере письма невозможен вывоз материалов и оборудования с территории Экспоцентра.

Форма письма на ввоз и вывоз материалов.

Заместителю директора фирмы «Иновыставка» Маркину Василию Ивановичу Компания___________ принимает участие в выставке «Путешествия и туризм — 2002», павильон _____, стенд ______.

Просим Вас разрешить ввоз (дата) ___________ и вывоз (дата) __________ необходимых материалов и оборудования.

Перечень прилагается.

Подпись, печать, дата.

• 6. Монтаж экспозиции.
• 7. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр.
• 8. Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей дело­вых кругов, а вторую — для широкой публики.
• 9. Обеспечение рабочей программы выставки.
• 10. Официальное закрытие выставки.
• 11. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.

Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных).