Паспортизация библиотечного фонда, значение, структура паспорта

Паспортизация библиотечного фонда или отдельных его частей позволяет исследовать существующую систему фондов и процесс фондохранения. Благодаря паспортизации анализируются характеристики фонда, выясняется соответствие его параметров современным стандартам и нормам, интересам пользователя. Паспорт фонда способствует определению реальных плановых задач и принятию управленческих решений в области формирования документных фондов. Паспорта хранятся в библиотеках постоянно.

Паспорт библиотечного фонда (БФ) — вид модели БФ, основной регистрационный и технологический документ, содержащий сведения о фонде:

• · вехи истории;
• · задачи, профиль и политика (приоритеты) формирования;
• · структура, состав;
• · типовая и видовая характеристики документов;
• · темпы обновления;
• · справочно-поисковый аппарат (СПА) к фонду;
• · система размещения, условия и режим хранения;
• · условия использования;
• · перспективы развития.

Паспорт БФ обновляется 1 раз в 5 лет или по мере необходимости. Динамика движения фонда помимо таблиц может быть отражена в графиках, схемах, диаграммах. Главное требование — паспорт не должен дублировать другие документы (законы, уставы).

Все сведения для заполнения паспорта разбиваются на разделы:

• 1) Общие сведения о фонде. В него целесообразно включить: 1) наименование фонда и отдела; 2) местонахождение фонда, его адрес, при наличии — телефон, электронная почта; 3) год основания фонда; 4) хронология фонда; 5) объем фонда.
• 2) Структура фонда и его содержание.
• 3) Дополнительные сведения о фонде.
• 4) Каталоги и картотеки, в которых получают отражение документы фонда.
• 5) Основные инструкции и методические материалы, на основе которых ведется работа с БФ.
• 6) Возможно включение и других разделов.

В отдельных случаях, при расширенной структуре фонда, наряду с этими сведениями целесообразно дать приложения. Основная цель данной структуры — свести к минимуму возможные вопросы, связанные с фондом библиотеки/организации.