Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ. Служба ДОУ решает следующие задачи:

• • совершенствование форм и методов работы с документами;
• • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами;
• • сокращение документооборота, унификация форм документов;
• • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.

Функции службы ДОУ

Служба ДОУ выполняет следующие функции.

• 1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия, внесение в них изменений.
• 2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
• 3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
• 4. Контроль прохождения, исполнения и оформления документов в установленные сроки; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов; систематическое информирование руководства, но этим вопросам.
• 5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
• 6. Разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
• 7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
• 8. Организация контроля работы с документами в структурных подразделениях.
• 9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий, но совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.
• 10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
• 11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Росархива.
• 12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
• 13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация обработки документов.

Права и ответственность службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

• 1) осуществлять контроль состояния делопроизводства в организации и в подразделениях;
• 2) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;
• 3) запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;
• 4) проводить проверки организации ДОУ структурных подразделений и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
• 5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
• 6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
• 7) совместно с вычислительным центром определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации;
• 8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
• 9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
• 10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
• 11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
• 12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.