Прохождение практики в архиве университета

В Архиве ЧГУ в мои обязанности входило: комплектование личных дел отчисленных студентов и подготовка этих дел к хранению в ведомственном архиве университета; расстановка личных дел отчисленных студентов в архиве университета в хронологическом порядке; обеспыливание архивохранилища; расстановка лицевых счетов в хронологическом порядке.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов — это создание условий для их использования в справочной работе учреждений. Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

В Университете образован ведомственный архив для временного хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и документов длительного практического значения, действующий на основании Положения об Архиве.

Личные дела студентов после окончания их ведения должны передаваться в архив Университета. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об отчислении. Дела временного хранения передаче в ведомственный архив не подлежат, а хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

В архивных помещениях стеллажи и шкафы должны устанавливаться с соблюдением следующих норм:

• * расстояние между рядами стеллажей и шкафов — не менее 1,2 м.
• * расстояние между стеллажами — не менее 0,75 м.

Мебель не должна загромождать проходы и не должна мешать эвакуации людей. Стеллажи в архивных помещениях должны быть металлическими.

В архивном помещении не должно быть окон, или они должны быть плотно закрыты, чтобы документы не пострадали.

В архиве дела расставляются на стеллажи в хронологическом порядке, в соответствии со структурным подразделением.

Выдача дел из архива во временное пользование осуществляется сотрудником, ответственным за ведомственный архив. Все выдаваемые дела, вносятся в журнал. По возвращении дела, проверяется его сохранность и нумерация листов. Дела по личному составу хранятся 75 лет.