Оформление официальной корреспонденции

В зависимости от языка и традиций той или иной страны, стиль официальной переписки может меняться, но существуют общие правила, определяемые международной практикой и условностями.

Любой документ содержит несколько обязательных позиций:

Обращение — указывает официальный и почетный титул адресата (например: Господин, Сэр, Ваше Превосходительство и т. д.).

Комплимент-выражение вежливости, которым заканчивается письмо (например: С глубоким уважением, Искренне Ваш и т. д.).

Подпись — удостоверяет данный документ.

Дата — должна включать день, месяц, год и место написания письма. Данные никогда не пишутся в сокращенном виде.

Адрес-полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы.

Также при оформлении официальной и деловой корреспонденции следует придерживаться некоторых общепринятых правил:

• 1. Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.
• 2. Писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»).
• 3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.
• 4. Письма печатаются на машинке или компьютере, ширина поля с левой стороны не менее 2 см, интервал-2 или 1,5.
• 5. В тексте не допускаются подчистки, исправления.
• 6. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах.
• 7. Если вы посылаете поздравительную открытку, следует помнить о том, что одну подпись принято ставить лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.