Должностные инструкции работников архива, условия труда, организация рабочих мест, использование работниками архива офисной и вычислительной техники в работе с документами

архив хранение организационный инструкция Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• 1. Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы). Рассмотрим подробнее общее положение для главного специалиста:
  • · главный специалист относится к категориям муниципальных служащих администрации;
  • · главный специалист отдела подчиняется непосредственно заведующему отделом;

К должности главного специалиста предъявляются следующие квалификационные требования:

• · образование — высшее профессиональное;
• · минимальный стаж работы на данных должностях не менее 1 года или
• · стаж по специальности не менее 2-х лет.

Главный специалист отдела обязан знать:

• · основы делопроизводства;
• · правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• · правила пользования на компьютерной, вычислительной, множитель
• · ной техникой.
• 2. Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. Перечислю функции главного специалиста, которые, на мой взгляд самые важные:
  • · учёт, создание и усовершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам отдела;
  • · комплектование отдела документами;
  • · обеспечение сохранности документов архивного фонда города, хранящихся в отделе;
  • · работа с организациями-источниками комплектования.
• 3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: руководит, подготавливает, утверждает, рассматривает, выполняет.

Рассмотрим, что обязан делать главный специалист:

• · поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения
• · своих должностных обязанностей;
• · вести делопроизводство в отделе;
• · готовить описи дел, исторические справки, предисловия организаций-источников комплектования для утверждения на ЭПК архивного управления Кемеровской области;
• · соблюдать установленные в администрации города правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;
• · соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой;
• · работать с организациями-источниками комплектования;
• · составлять еженедельный, ежемесячный отчёт о проделанной работе отдела;
• · заполнять книги: «Список фондов», «Список описей», «Учёт поступления и выбытия документов», «Реестр описей», «Список фондов, содержащих особо ценные документы»;
• · оформлять «Описи», «Дела фондов», «Наблюдательные дела»;
• · составлять годовую отчётную документацию о работе отдела.
• 4. Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей. Ниже приведены права главного специалиста:
  • · принимать решения в пределах своей компетенции;
  • · вносить предложения по улучшению деятельности отдела;

запрашивать необходимую информацию от других организаций, муниципальных служб, необходимых для выполнения функциональных обязанностей;

• · повышать свою квалификацию;
• · проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве организаций-источников комплектования отдела.

Важным фактором обеспечения качественной работы специалиста являются санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим нормам относятся: освещение, устранение шумов, окраска рабочего кабинета.

Режим работы архива должен предусматривать чередование периодов труда и отдыха. Например, время работы за компьютером 45 минут, время отдыха -15 минут. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Большое значение имеет организация рабочих мест сотрудников. Расчёт площади на одного сотрудника, работающего за компьютером, ведётся от нормы 6 м² на человека. Помещение время от времени проветривается.

Правильное освещение рабочих мест также играет свою роль. Свет падает спереди и слева. Имеется искусственное (светильники расположены на потолке) освещение.