Понятие номенклатура дел

Одним из узловых вопросов организации работы с документами в кадровой службе и в организации в целом является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел (лат. потепсlaturа — перечень, роспись имён) — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке (форма номенклатуры дел приведена в Приложении 1).

Основные функции номенклатуры Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна выполнять следующие основные функции:

• — охватывать все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности организации;
• — раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
• — конкретно и четко формулировать заголовки дела, которые полностью отражают состав и содержание документов в нем и исключают возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• — систематизировать дела внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Основные типы номенклатуры Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

• — Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
• — Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
• — Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
• — В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.