Управление записями. 
Разработка руководства по качеству

Для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности СМК в подразделениях ведутся и поддерживаются в рабочем состоянии соответствующие записи.

Записи ведутся на этапах реализации процессов в соответствии с документированными описаниями процессов и должностных инструкций.

Ответственность за сбор, анализ, регистрацию и хранение данных установлена в соответствующих описаниях процессов и в документированной процедуре ДП «Управление записями СМК».

Условием ведения записей и обращение с ними должны быть:

• — информативность;
• — идентификация;
• — восстанавливаемость;
• — простота заполнения;
• — конкретные сроки хранения;
• — изъятие и дальнейшее управление устаревшими записями

Процедура устанавливает:

• — Порядок определения форм ведения записей, порядок идентификации форм записей.
• — Ответственных за ведение и сохранность записей.
• — Порядок хранения, доступа, поиска, изъятия регистрируемых данных.

Управление записями осуществляется для того, чтобы:

• — Оценивать реальное состояния качества предоставляемых услуг и осуществляемых процессов в строительстве в определенный момент времени.
• — Проводить анализ причин несоответствий и дефектов, сопоставить различные факты и установить их взаимосвязь и влияние на качество производства.
• — Оценивать результативность и эффективность мероприятий по повышению качества производства.
• — Подтверждать соответствие предоставляемых услуг, процессов и СМК установленным требованиям.

Записи хранятся в сухом месте в соответствующем отделе. Каждой записи присваивается наименование и порядковый номер. Все записи ООО «Приходстрой» защищены от несанкционированного изменения следующим образом: журнал с записями прошивается, скрепляется печатью, листы нумеруются. За ведение журнала назначены ответственные, вносящие записи в журнал. Для управления записями в ООО «Приходстрой» создается отдельный журнал форм записи. Пример журнала форм записи представлен в Приложении 5 (Приложение 5 к настоящему Руководству по качеству). Записи так же предусматривают подписи лиц, вносивших записи, а также лист идентификации подписи. Для восстановления записей в электронной форме не реже одного раза в месяц ведется резервное копирование ответственным лицом. Для бумажных носителей предусмотрено резервное копирование особо важных записей и хранение их в несгораемом шкафу. За процесс управления записями ответственныйПрСМК.