Выявление причин нерационального использования рабочего времени специалиста по работе с персоналом

В результате исследования использования рабочего времени специалиста по работе с персоналом был выявлен ряд неудовлетворительных моментов в организации его рабочего времени. Причинами к такой ситуации может послужить множество факторов. Это могут быть как факторы внутренней среды организации, так и психологические факторы личности сотрудника.

Со стороны организации мешать рациональному использованию рабочего времени может следующее:

• § Нерациональное распределение должностных обязанностей внутри трудового коллектива;
• § Отсутствие четкого графика проведения совместных мероприятий различными подразделениями фирмы;
• § Использование практики внезапного внедрения дополнительных условий в работу персонала;
• § Частые смены руководящих директив о расстановке персонала по должностям, и изменение должностных инструкций;
• § Текучесть кадров;
• § Отсутствие четкого вертикального разделения властных полномочий;
• § Отсутствие горизонтального взаимодействия подразделений и планирования их взаимоотношений;
• § Наличие дублирования выполняемых функций;
• § Избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых отчетов и материалов и т. д.

Со стороны личностных и психологических характеристик сотрудника могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

• § Медлительность в действиях;
• § Отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
• § Повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
• § Распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них о конца;
• § Психологическая доброжелательность и готовность всегда прийти на помощь коллеге, что приводит к выполнению работы другого сотрудника и отставание в выполнении собственных функций;
• § Психологическая скромность, которая может вызвать затруднения в выполнении обязанностей и невозможность обратиться за помощью к коллегам или начальнику, а затем и увеличение длительности выполнения работ;
• § Психологическая несовместимость внутри трудового коллектива и прочие факторы.

Так же причиной нерационального использования рабочего времени являются «расточители времени», такие как:

• 1. Отсутствие планирования;
• 2. Нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ;
• 3. Отсутствие приоритетов выполнения работ в течение рабочего дня;
• 4. Отсутствие самодисциплины.

Что бы устранить данные причины потерь рабочего времени, необходимо составлять план рабочего дня, завести и использовать дневник рабочего времени, выполнять работы в зависимости от их важности, а не срочности, ставить цели и стремиться к их достижению.