Проектирование информационного обеспечения технологии менеджмента

Система поиска и хранения информации

Технология менеджмента в значительной своей части заключается в организации поиска, хранения, движения и обработки информации. От информации зависит успех технологических процессов. В некоторых случаях нет необходимости искать информацию. Она сама приходит в организацию из внешней или внутренней среды. В этом случае информацию необходимо воспринимать и обрабатывать, распределять и передавать и, возможно, отправлять на хранение. Но чаще всего необходимо строить систему поиска информации как во внутренних ее хранилищах, так и во внешних источниках. И это должна быть хорошо отработанная система, обеспечивающая определенную оперативность, ценность и полноту информации.

Такую систему надо проектировать и строить, обеспечивать ее функционирование. В современном менеджменте эта система строится на основе компьютерной техники и требует подчас значительных ресурсов. Но на технологии менеджмента не следует экономить. Ведь чем сложнее становится менеджмент, тем острее проявляется потребность в необходимой информации. Информационный голод резко снижает эффективность менеджмента, увеличивает количество ошибок в управленческих решениях и часто приводит к кризисным ситуациям. Менеджмент требует хорошего зрения, которое обеспечивается информацией. Нельзя управлять с закрытыми глазами.

Но хорошее зрение — это не только наличие информации, но и ви? дение посредством нее (фокус или ракурс видения проблемы), и все операции обработки и использования информации.

Организация информационного обеспечения технологии менеджмента

Современные системы информационного обеспечения технологических процессов менеджмента предполагают дифференциацию информации по звеньям менеджмента, а также распределенную информацию и общую интегрирующую. Распределение необходимо для того, чтобы нс засорять информационные каналы не нужной определенному функциональному звену информацией, исключать информационный шум. Общая интегрирующая информация необходима для обеспечения единства целей, понимания миссии, приоритетов проблем, текущего положения дел в организации.

Система информационного обеспечения должна учитывать и статус информации — срочная, оперативная, регламентная, нормативная, а также форму ее представления — текстовая, графическая, цифровая, образная.

Как бы ни были совершенны современные компьютерные сети, информационные системы не должны исключать получение и передачу информации при помощи непосредственного общения, деловых контактов на совещаниях и встречах, которые необходимо включать в технологические процессы даже в том случае, если можно передать информацию по каналам сети. Общение обогащает информационное обеспечение и рождает взаимопонимание и необходимое осмысление информации.

Информационное обеспечение технологии менеджмента требует тщательного анализа и выбора вариантов и видов проектирования. При этом необходимо учитывать критерии достаточности информации для каждого звена менеджмента и для всей системы в целом.

Критерии достаточности информации

Достаточность информации является важным фактором проектирования технологии менеджмента. Она определяет и экономию времени, и качество решений, и ритмичность работы.

? Полемическое суждение

Существуют ли критерии оценки достаточности информации, без которых невозможно регулировать ее потоки?

! Ответное суждение

Достаточно четких количественных критериев, конечно, не существует. Но практическое исследование менеджмента позволяет регулировать достаточность информации по критериям эффективности и исполнения решений, оценке трудоемкости выполнения функций, использованию временных параметров деятельности.

Достаточность информации для каждого звена системы менеджмента и его полноценного участия в технологическом процессе определяется объемом функций звена, масштабом и содержанием полномочий, трудоемкостью обработки информации, технологическими связями с другими звеньями, временными характеристиками деятельности (оперативность, перспективность, текущая деятельность).

Достаточность информации можно оценивать и закладывать при проектировании как по количественным параметрам, так и по качественным. Количественные параметры рассчитывать сравнительно легко. Это можно делать, оценивая объем информации. Качественные параметры отражают ценность информации, сложность ее получения, соответствие назначению звена системы менеджмента, периодичность получения и использования, мотивирующий потенциал.

Для оценки качества информации необходимы специальные практические исследования менеджмента.