Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.
Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:
для государственного архива:
- · положение об архиве;
- · положение о структурном подразделении архива;
- · структура и штатное расписание архива;
- · смета расходов архива на год;
- · должностные инструкции сотрудников.
для ведомственного архива:
- · положение об архиве;
- · инструкция о службе документационного обеспечения управления;
- · должностные инструкции сотрудников.
Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.
К ним относятся:
для государственного архива:
- · план работы архива на год;
- · план научно-исследовательской работы архива на год;
- · план научно-издательской работы архива на год;
- · план работы структурного подразделения архива на год;
- · индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;
- · отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;
- · отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;
- · отчет о выполнении плана работы сотрудника;
- · табель учета рабочего времени работников архива.
для ведомственного архива:
- · план работы архива на год;
- · планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;
- · планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;
- · отчет о выполнении годового плана;
- · дневник учета труда работников архива;
- · табель учета рабочего времени работника архива.
