Характеристика метаданных
Метаданные — структурированные данные о данных — это информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы, управлять ими, осуществлять поиск и хранение. Стандарт ИСО 15 483−2001 «Информация и документация. Управление документацией» ISO 15 483−2001 Information and Documentation — Records management. определяет метаданные как данные, описывающие контекст, контент и структуру документов, а также управление документацией в течение времени.
Из этого определения следует, что делопроизводственные метаданные используются, прежде всего, для описания различных свойств документов. Они образуются не только в момент создания (или получения и регистрации) документа в документационной системе организации, но и добавляются с течением времени.
За рубежом действуют различные стандарты метаданных, в том числе разработанные для целей делопроизводства и архивного дела.
Ряд стандартов устанавливает требования к элементам информации. Например, для элемента «дата» используется стандарт ИСО 8601−2000 ISO 8601−2000 Data elements and interchange formats — Information interchange — Representation of dates and times., который устанавливает формат представления для дат (ГГГГ — ММ — ДД) и времени (чч:мм:сс). Элемент «предмет/тема» может стандартизироваться, например, тезаурусом ЮНЕСКО UNESCO Thesaurus: A Structured List of Descriptors for Indexing and Retrieving Literature in the Fields of Education, Science, Social and Human Science, Culture, Communication and Information. Paris: UNESCO Publishing. 1995. — словарем с контрольными терминами, применяемыми для предметного анализа и поиска документов и публикаций в сфере компетенции ЮНЕСКО, то есть в сфере образования, культуры, естественных наук, коммуникации и информации.
