Организационные документы. 
Нормативная регламентация службы документоведения

Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. Андреева В. И. Делопроизводство. — М.: Интел-Синтез, 2002.

Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Структура Положения о службе ДОУ Первый раздел «Общие положения» устанавливает точное название службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации. Например, «Канцелярия является самостоятельным подразделением НПО „Союз“ и подчиняется непосредственно директору» дал, ее в Положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации, стажу практической работы.

Следующим пунктом является перечень основных правовых, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется в своей работе служба ДОУ. Если служба ДОУ имеет свою печать, то в Положении дается ее описание, условия хранения и использования.

Второй раздел «Цель и основные задачи службы ДОУ». Как правило, основной целью службы делопроизводства является организация работы с документами. При формулировке задач службы их нельзя сводить к задачам ее руководителя.

Третий раздел «Функции». Описание функций должно включать подробное перечисление функций, выполняемых каждым структурным подразделением службы ДОУ, если они есть (секретариат, группа регистраций, архив, группа контроля за исполнением документов). При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.

Четвертый раздел «Права». Содержит перечисление прав для реализации возложенных на службу ДОУ задач. Одним из таких прав является право проверять правильность оформления документов и организацию работы с документами в структурных подразделениях, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций. Служба ДОУ может иметь право не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований. Поскольку должностные обязанности руководителя службы ДОУ не регламентируются отдельным документом, в Положение вводят раздел «Руководство».

Пятый раздел «Руководство» подразделяется на три подраздела:

• 1. обязанности руководителя службы ДОУ;
• 2. права руководителя службы ДОУ;
• 3. ответственность руководителя службы ДОУ.

Шестой раздел «Взаимоотношения» с другими структурными подразделениями. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, юридическим отделом, функциональными структурными подразделениями.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которым в нем закреплены взаимосвязи.

документ персонал организационный рабочий.