Порядок оформления товарно-сопроводительных документов

Движение товара фиксируется в товаро-сопроводительных документах (счетах-фактурах, товарно-транспортных накладных, накладных), количество оформляемых экземпляров которых зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т. д.

Для учета поступления товаров в универсаме используются товаросопроводительные документы, которыми сопровождается движение товаров от поставщика к потребителю — это счета-фактуры, накладные, а также счета и денежные документы: приходный и расходные кассовые ордеры, платежное поручение или требование-поручение [12].

Одним из основных сопроводительных документов является накладная, которая в торговом предприятии играет роль как приходного, так и расходного товарного документа. Накладная может иметь типографскую (в виде бланка) или произвольную форму, принятую в работе конкретного предприятия.

Накладная подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями предприятий поставщика и получателя. Количество экземпляров, в которых выписывается накладная, зависит от условий получения товаров и принятой на предприятии системы учета и отпуска товаров. Товаросопроводительные документы сопровождаются документами, подтверждающими качество и безопасность продукции производителем (поставщиком) — это сертификаты соответствия, удостоверения о качестве, санитарно-эпидемиологические заключения, ветеринарные свидетельства.

Поступивший на склад предприятия товар принимают по количеству и качеству. Если количество и качество товара соответствует, указанному в товаросопроводительных документах, то на накладной проставляются штамп предприятия, что подтверждает факт приемки товаров и соответствие принятых товаров данным, приведенных в сопроводительных документах. Обязательно должна быть указана дата приемки (очень важна при наступлении разногласий в отношении наступления обязательств согласно условиям договора).

Отчет о наличии и движении товаров составляется материально ответственными лицами. Основанием для составления товарного отчета являются первичные приходные и расходные документы. Товарные отчеты составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляются в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.

Своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами обязан проверять бухгалтер. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами служат основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению и выбытию товаров/.

В процессе приемки, хранения, подготовки к отпуску и реализации товаров могут быть обнаружены товары ненадлежащего качества, которые подвергаются обязательному документированию. При этом составляется акт о порче, бое, ломе (товара, материала), который устанавливает какой товар, в каком количестве, по каким причинам производится уценка или списание товара.

Также списание и уценка товаров могут быть произведены и при инвентаризации. При этом инвентаризационная комиссия составляет акт с приложением полной описи брака [5, 12].