Эффективность административных бизнес-процессов

Эффективность (продуктивность) — это мера того, насколько эффек­тивно используются ресурсы (люди, деньги, пространство, компьютер­ная память и т. д.). При измерении производительности предпринимается попытка сформировать суждение о пропорциональном соотношении меж­ду затратами и объемом производства в различных административных бизнес-процессах. Результатом анализа должно стать представление ве­личины контрольных цифр или относительных показателей, которые дают представление о производительности изучаемого элемента.

Анализ проводится посредством осуществления следующих мероп­риятий:

Определить, какие продукты административного бизнес-процесса должны быть изучены. Возможными продуктами административ­ного бизнес-процесса являются завершенная обработка данных о принятом на работу сотруднике, обработка счета, уведомления на номинация/гарантии, заполнения заказа и т. д. Важно для каждо­го процесса (если можно, для каждого отдела) определить неболь­шое количество продуктов. Продукты должны быть признаваемы сотрудниками. Продукт должен быть независимой единицей, что означает, что производство этого продукта можно остановить, не воздействуя при этом на другие продукты, которые зависят от результата изучаемого процесса. Продукты не обязательно долж­ны иметь физическую природу. Следует также учитывать такие продукты, как участие в оказании консультационных услуг или управление персоналом.

Определить единицы измерения для каждого продукта. Этот этап определяет, каким образом измеряется производство. Для продук­тов, приведенных в мероприятии 1, это может быть количество нанятых сотрудников, количество счетов, количество уведомле­ний напоминания, количество заполненных заказов, количество часов участия и количество персонала, которым управляют. Еди­ницы измерения должны быть выбраны таким образом, чтобы они указывали на величину производства.

Определить, каким мероприятиям в административном бизнес-про­цессе соответствует какой продукт. Если мероприятие осуществ­ляется для нескольких продуктов, то следует указывать, какое со­отношение затрат должно соответствовать каждому из продуктов.

Определить затраты на административные продукты. Затраты (на персонал, производственные ресурсы, исходные материалы, жи­лищное строительство и т. д.) должны быть поставлены в соответ­ствии мероприятиям, и затраты по мероприятиям и по продуктам должны быть просуммированы. Если затраты не могут быть рас­считаны напрямую, то следует использовать методики разбивки затрат. Если затраты на персонал не могут быть рассчитаны на­ прямую, необходимо при помощи карточек табельного учёта, хронометрирования и оценки продолжительности определить время, потраченное на каждое мероприятие. Затраты на персонал следует пропорционально разделить и распределить.

Определить масштаб производства. Масштаб производства опре­деляется в этом мероприятии делением количества обработанных единиц на общие затраты по продукту. Таким образом, могут быть определены затраты на принятого на работу сотрудника, на счет, или на уведомление напоминания.

В каждом случае следует изучать количественную информацию о ка­честве процессов. Эта информация может относиться к количеству сде­ланных ошибок (к примеру, ошибки кодирования и ввода, а также количестно отсутствующих документов или инструментов). Этот анализ час­то выявляет непроизводительное использование ресурсов, которое ока­зывает негативное воздействие на эффективность последующих процес­сов. Также может оказаться необходимо провести количественное описа­ние длительности цикла (см. Раздел 4.5).