Общие правила формирования и оформления дел в учреждении

Департамент образования и молодежной политики Ханты-Мансийского автономного округа Югры Автономное учреждение профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа — Югры

" Ханты-Мансийский технолого-педагогический колледж"

КУРСОВАЯ РАБОТА

Общие правила формирования и оформления дел в учреждении Специальность 32 002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Исполнитель: Ковальчук Оксана Дмитриевна Руководитель: Браун Нина Владимировна Ханты-Мансийск, 2015

• Введение
• Глава 1. Формирование дел в учреждении
• 1.1 Содержание понятия формирование дел
• 1.2 Признаки заведения дел
• 1.3 Основные правила к формированию дел
• 1.4 Основные принципы расположения документов в деле
• 1.5 Систематизация в делах отдельных видов документов
• Глава 2. Оформление дел в учреждении
• 2.1 Общие требования к оформлению дел
• 2.2 Нумерация листов дела
• 2.3 Составление листа-заверителя дела
• 2.4 Внутренняя опись документов дела
• 2.5 Оформление обложки дела
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложения

В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые используются, как справочный материал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий.

Для того чтобы упорядочить документы, создаваемые в делопроизводстве необходима номенклатура дел. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Однако документами пользуются не только в текущем делопроизводстве, но и спустя многие годы после их создания. Как же обеспечить оперативный поиск необходимых документов и в процессе текущей деятельности, и через много лет? Для этого, прежде всего, документы приводят в определенную систему. В этих целях их сначала группируют (формируют) в первичные комплексы — дела.

Если документы последовательно день за днем не приводить в определенную систему, не формировать в дела по определенным признакам, то при необходимости разыскать нужные будет крайне трудно. Это происходит и в тех случаях, когда дела формируются по принципу «так удобно в практической работе». При этом забывают, что такой подход влечет за собой неразбериху в формировании дел, затрудняет поиск и учет документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации.

Актуальность темы

курсовой работы подтверждается тем, что правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Объектом работы является процесс формирования документов в дела.

Предметом работы является общие правила формирования дел и их оформление

Целью исследования является изучение особенностей формирования дел в делопроизводстве и их правильного оформления.

Для достижения поставленной цели в курсовой работе решаются следующие исследовательские задачи:

1) раскрыть содержание понятия «формирование дел» и определить его нормативную базу;

2) рассмотреть общие правила формирования дел;

3) выделить основные принципы расположения документов в деле;

4) рассмотреть специфику систематизации в делах отдельных видов документов;

5) рассмотреть требования к оформлению дел.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложения.

формирование оформление дело обложка

Глава 1. Формирование дел в учреждении

1.1 Содержание понятия формирование дел

Использованных документов в учреждении, фирме, на предприятии накапливается много. Чтобы в них легко можно было найти нужную информацию, документы после их использования группируют в дела.

Дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельность, помещенная в отдельную обложку.

Процесс группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела называется формированием дел. Распределение документов в дела производится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключает его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение, и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Основные правила работы архивов организаций» .

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должен руководствоваться работник учреждения, ответственный за формирование и хранение дел.

В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизводство (например, у секретаря). В крупных учреждениях и организациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов, т. е. децентрализовано. Распорядительные документы, переписка руководителей и важнейшие внутренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое название в номенклатуре дело заводится отдельная папка.

На обложках указываются:

1) наименование организации (полное и краткое);

2) наименование структурного подразделения;

3) индекс дела по номенклатуре дел;

4) заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;

5) срок хранения дела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1) распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);

2) расположение документов в определенной последовательности;

3) оформление обложек дела.

Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. При включении в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела.

Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Формирование дел в соответствии с нормативно-закрепленными правилами позволяет:

1) значительно ускорить и облегчить окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудозатраты на предархивную обработку;

2) облегчить проведение экспертизы ценности дел, отбор дел для дальнейшего хранения или уничтожения;

3) обеспечить сохранность документов, так как при этом исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения;

4) создать организационную защиту информации, предупреждает несанкционированный доступ, как к конфиденциальной, так и к иной управленческой информации;

5) осуществлять контроль за наличием и местонахождением документов.

1.2 Признаки заведения дел

Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются, прежде всего, в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.

Документы формируются в дела по следующим признакам:

1) Номинальный — соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности», «Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия», «Акты проверок кассы» .

2) Предметно-вопросный — объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание. Например: «Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)», «Анализы финансово-хозяйственной деятельности предприятия» .

3) Авторский — формирование в деле документов одного автора. Например: «Протоколы заседаний квалификационной комиссии предприятия», «Протоколы заседаний аттестационной комиссии предприятия», «Правила внутреннего трудового распорядка предприятия», «Планы предприятия по труду» .

4) Хронологический — формирование в деле документов за определенный период. Например: «Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2001 год», «Штатное расписание предприятия на 2002 год» .

5) Корреспондентский — объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования.

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами (как правило, более трех) их названия в заголовке дела не перечисляются. «Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей», «Переписка по вопросам основной деятельности» .

При переписке с группой однородных корреспондентов их названия в заголовке дел указываются обобщенно: «Переписка с иностранными фирмами о сотрудничестве», «Переписка с финансовыми органами о ведении оперативно-бухгалтерского учета» .

При формировании в деле переписки с одним — тремя корреспондентами они все перечисляются в заголовке: «Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности» .

6) Географический — формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией: «Отчеты предприятий Брестской области о работе с кадрами за 2001 год», «Переписка с предприятиями-поставщиками Витебской области о поставке комплектующих изделий», «Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г. Москве (переписка, программы, обзоры и др.)» .

Дело, сформированное по одному какому-либо из вышеназванных признаков, будет ограничено только обозначением этого одного признака. В практике при формировании дел пользуются, как правило, не одним, а несколькими признаками.

В организации в дело сформированы такие документы, как отчеты. Сразу же возникают вопросы: чьи отчеты? о чем они? за какой период?

Если при формировании документов в дела используется авторский признак (чьи отчеты?), предметно-вопросный (о чем?), хронологический (за какой период?), то сформированное дело и его заголовок позволят получить более полное представление о составе и содержании этих отчетов.

Так будет выглядеть заголовок дела, сформированного по номинальному признаку в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками: «Переписка с филиалом предприятия в г. Омске об утверждении и уточнении балансов и отчетов» .

Чем больше вышеназванных признаков используется при формировании документов в дела, тем легче и результативнее вся последующая работа с документами не только в делопроизводстве, но и в архиве организации. Это связано с тем, что в архив передаются дела структурных подразделений, сформированные с соблюдением требований номенклатуры дел. Сформированные в делопроизводстве дела в последующем включаются в архиве в соответствующие описи дел без дополнительной работы по проведению экспертизы их ценности.

1.3 Основные правила к формированию дел

При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать и определенные правила.

1) Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номенклатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы).

2) Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела.

Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с приказами. В номенклатуру дел организации, как правило, включается несколько дел с приказами в зависимости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с приказами руководителя по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам. Например: «Приказы по основной деятельности» — постоянно, ст. 19 пункт, а Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 за № 558 (далее — Перечень 2010 г.), «Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам» — 5 л., ст. 19 пункт в Перечня 2010 г.

Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет или 5 лет — приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках). Приказы по личному составу разных сроков хранения должны в этих целях регистрироваться в отдельных регистрационных формах, им присваиваются порядковые номера отдельно по каждой группе приказов в пределах делопроизводственного (календарного) года. При этом к их порядковым номерам добавляются буквенные обозначения: «К» — для приказов, срок хранения которых 75 лет (1 — К, 2-К) и «Л» — для приказов, срок хранения которых 5 лет (1-Л, 2-Л).

В этих же целях при формировании приказов, распоряжений, указаний, поступивших от вышестоящих организаций, рекомендуется отдельно группировать документы, относящиеся непосредственно к деятельности данной организации, и те, которые присланы для сведения.

С учетом данного требования подлинники документов необходимо формировать в дела отдельно от их копий. В связи с этим при составлении номенклатуры дел предусматриваются самостоятельные дела для этой категории документов. Если, например, в отделе кадров предусмотрено формирование подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии может быть заведено аналогичное дело с копиями этих приказов: «Приказы директора предприятия по личному составу. Копии» .

С учетом этого требования годовые планы и отчеты формируются отдельно от квартальных и месячных планов и отчетов. Например: «Годовые аналитические записки (анализы) о выполнении планов организации» хранятся постоянно ст. 294 пункт, а Перечня 2010 г., а «Квартальные аналитические записки (анализы) о выполнении планов организации» хранятся 5 лет ст. 294 пункт б Перечня 2010 г.

В порядке исключения допускается временное формирование в течение делопроизводственного года в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года документы расформировывают в отдельные дела по срокам хранения согласно номенклатуре дел.

3) Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.

Так, например, проекты приказов (распоряжений) формируются в самостоятельные дела. В соответствии со ст. 20 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного 15 августа 1988 г. начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР (далее — Перечень 1988 г.), предусмотрен срок хранения проектов приказов — 1 год. Например: «Проекты приказов директора предприятия по основной деятельности» — 1 г. ст. 20.

Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к формированию других категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов.

4) В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа.

Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

5) В деле формируются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.

Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения. Например: «Журнал регистрации входящих документов», «Книга учета проверок (ревизий)», «Книга учета инструктажа по технике безопасности» и др.

Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы данного лица в организации.

При формировании переходящих дел по окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе «Примечания» делается отметка «переходящее». Количество таких дел учитывается затем при заполнении по окончании года итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел. Заведующий архивом должен при приеме дел в архив организации учесть количество заведенных переходящих дел. Эти данные затем будут необходимы для включения таких дел в описи дел, так как переходящие дела включаются в описи дел по году заведения.

Так, если дело было сформировано в делопроизводстве за период с 2000 по 2001 год, оно должно быть включено в годовой раздел описи дел за 2000 год.

6) В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела — 30−40 мм.

В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости — и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел. Например:

Дело № 3−4. Т.1

Переписка о защите прав потребителей

Начато 02.01.2005

Окончено 30.08.2005

Дело № 3−4. Т.2

Переписка о защите прав потребителей

Начато 01.09.2005

Окончено 31.12.2005

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе «Количество дел (томов, частей)» указывается количество томов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т. д.).

7) Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся.

Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.

8) Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с действующими в стране правилами оформления документов.

Заведующий архивом организации при приеме дел в архив проверяет правильность оформления документов, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для оформления в соответствии с действующими требованиями.

9) В дела должны формироваться только исполненные документы.

Для этого на каждом документе в соответствии с ГОСТ Р 6.30−2003 оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Эта отметка проставляется исполнителем документа на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные:

1) запись «В дело» ;

2) номер дела, в котором будет храниться документ;

3) дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении;

4) личную подпись исполнителя или руководителя подразделения — исполнителя;

5) дату.

Например:

В дело 2−3.

Подготовлен ответ.

Исх: № 2−3/128 от 25.01.2005

Ветров

25.01.2005

В том случае, если вопросы, изложенные в документе, решены в ходе личных или телефонных переговоров, об этом также делается на документе соответствующая отметка об исполнении.

При формировании документов в деле следует учитывать, что документы внутри дел располагаются в определенном порядке.

1.4 Основные принципы расположения документов в деле

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

1) Вопросно-логический принцип — когда документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса. В связи с этим в деле вначале помещают основной документ (инициативный) и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической последовательности располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса. Так, например, в деле с перепиской вначале помещается документ-запрос, а затем — документ-ответ.

Нередко в организациях данный принцип формирования дел нарушается, формируются дела с такими заголовками, как «Входящие документы» или «Исходящие документы». При этом не учитывается то, что в деле группируются и запросы, и копии исходящих ответов на эти запросы, так как все документы данного дела — по одному вопросу и одного срока хранения.

2) Хронологический. При соблюдении этого принципа в деле формируются документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как говорилось выше, в деле группируются, как правило, документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

Этот принцип применяется чаще всего в том случае, если дело формируется по номинальному принципу (например, приказы, протоколы). При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения наиболее ранние документы помещаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах постоянного хранения.

3) Нумерационный. Данный принцип используется в том случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

Поскольку регистрация документов осуществляется в течение делопроизводственного года, в наступившем году заводятся дела, в которых документы вновь располагаются с первого номера.

Особо следует обратить внимание на формирование документов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, состоящих из нескольких томов. В заголовках таких дел указываются номера документов, сформированных в данном томе. Например:

Дело № 1−3. Т.1

Приказы №№ 1−99 директора предприятия по основной деятельности

Начато 02.01.2005

Окончено 20.07.2005

Дело № 1−3. Т.2

Приказы №№ 100−150 директора предприятия по основной деятельности

Начато 21.07.2005

Окончено 31.12.2005

4) Алфавитный. При использовании этого принципа документы в деле группируются в алфавитном порядке — по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др. Этот принцип применяется при формировании в дела, прежде всего, лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан.

Так, обращения граждан могут располагаться в делах в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения или дополнительные документы подшиваются к данной группе документов. В течение года дела с обращениями граждан можно формировать и по фонологическому принципу. По окончании года их переформировывают по алфавитному принципу, что облегчает в дальнейшем поиск документов, поступивших от конкретного заявителя.

При формировании лицевых счетов в алфавитном порядке по фамилиям работников может быть заведено несколько томов этого дела. В таком случае их заголовки могут быть следующими:

Дело № 5−6. Т.1

Лицевые счета работников с буквы «А» по букву «К» на выдачу заработной платы

Дело № 5−6. Т.2

Лицевые счета работников с буквы «Л» по букву «Я» на выдачу заработной платы

Говоря о принципах систематизации документов в деле, следует учитывать, что эти принципы, как правило, комбинируются.

Например, в делах с приказами, протоколами сочетаются нумерационный и хронологический принципы; в делах с обращениями граждан — алфавитный и хронологический; в делах с перепиской — вопросно-логический и хронологический.

1.5 Систематизация в делах отдельных видов документов

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

1) распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т. п.) формируют в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют отдельно;

2) протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;

3) переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом;

4) плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;

5) документы в отчетах следует располагать в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения;

6) годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных;

7) финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, накладные и т. п.;

8) документы в личных делах размещают в такой последовательности:

1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2. заявление о приеме на работу;

3. анкета, листок по учету кадров;

4. автобиография;

5. документы об образовании;

6. выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

7. дополнение к личному листку по учету кадров;

8. дополнение к личному листку по учету поощрений;

9. справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т. д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

Глава 2. Оформление дел в учреждении

2.1 Общие требования к оформлению дел

Оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

не проводить систематизацию документов в деле,

не нумеровать листы дела,

не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние, изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

2.2 Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором, причем цифры не должны задевать текст документа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

сложенный лист (формата А3, А 2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист. При этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фотографий и номера листов, на которых они расположены. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

чистые листы, служащие прокладками-разделителями в деле, не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько личных дел уволенных сотрудников, то они нумеруются сквозной нумерацией, а чистые листы, отделяющие личные дела друг от друга, не нумеруются.

в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

при наличии отдельных ошибок в нумерации листов, в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. При нумерации таких дел на незанумерованных листах ставится номер предыдущего занумерованного листа с прибавлением букв: а, б, в, г и т. д. (литерные листы 5а, 10а, 10б).

При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах к каждому номеру листа, начиная со второго, также прибавляются буквы а, б, в, и т. д. Например, если при нумерации листов в деле два из них имеют порядковый номер «10», то второй из них будет иметь порядковый номер «10а» .

Иногда при нумерации листов дела отдельные листы оказываются пропущенными, то есть за номером 25 может быть помещен лист с порядковым номером 27. В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе дела. Например: «пропущенные номера-26». Как было сказано выше, все недочеты и исправления нумерации отмечаются в листе-заверителе дела.

2.3 Составление листа-заверителя дела

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела.

Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

наличие литерных номеров листа дела;

наличие пропущенных номеров листов дела;

наличие номеров листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложки дела. Лист-заверитель составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (Приложение 1).

2.4 Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т. д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 2), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т. д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

2.5 Оформление обложки дела

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 3)

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:

название организации;

название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

срок хранения дела или надпись «Хранить постоянно» (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:

количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела;

дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;

архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами.

Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за. год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т. д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т. е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Заключение

Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка;

расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

оформление дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т. е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т. е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов — наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

1. Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [Электронный ресурс]: приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558. — URL: http://base. consultant.ru/cons/cgi/online. cgi? req=doc; base=LAW; n=104 953. — (дата обращения: 10.02.2015)

2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения [Электронный ресурс]: утвержден Главархивом СССР 15 августа 1988 г. — URL: http://base. consultant.ru/cons/cgi/online. cgi? req=doc; base=LAW; n=72 519; frame=100. — (дата обращения: 10.02.2015)

3. Государственная система документационного обеспечения управления [Электронный ресурс]: приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. — URL: http://docs. cntd.ru/document/901 730 479. — (дата обращения: 08.02.2015)

4. Основные правила работы архивов организаций [Электронный ресурс]: одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. — URL: http://docs. cntd.ru/document/901 835 680. — (дата обращения: 08.02.2015)

5. ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М.: ИПК Изд-во стандартов, 1998.

6. ГОСТ 17 914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». — М.: ИПК Изд-во стандартов, 1984.

7. ГОСТ Р 7.0.8−2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014.

8. Волков К. А. Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. — СПб., 2009. — 140 с. — ISBN 978−5-9227−0201−0.

9. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Под ред. Т. В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. — 359 с. — ISBN 5−238−193−2.

10. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее образование»). — ISBN 5−16−001.170−6.

11. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. Пособие. — М.: ИНФРА-М, 2008, — 268 с. — (Высшее образование). — ISBN 978−5-16−3 134−7.

12. Кузнецова Т. В. Секретарское дело. Изд.6-е, испр. и дополненное — М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006. — 344 с. — ISBN 5−9563−0055−8.

Приложения

Приложение 1

Форма листа-заверителя

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

В деле подшито и пронумеровано

_____________________________________________________________

(цифрами и прописью) листа (ов), в том числе:

литерные листы

______________________________________________________

пропущенные номера

_________________________________________________

+ _________________ листа (ов) внутренней описи.

Специалист по кадрам ____________________________Р.Р.

Гилметдинова

Приложение 2

Форма внутренней описи документов дела ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N _______________

Итого _____________________________________________ документов

(^{цифрами и прописью)}

Количество листов внутренней описи _____________________________

(^{цифрами и прописью)}

Специалист по кадрам __________________________Р.Р. Гилметдинова

Дата

Приложение 3

Форма обложки дела

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

ГОРОДСКОЙ ОКРУГ ГОРОД ХАНТЫ-МАНСИЙСК

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

" ДЕТСКИЙ САД № 5 " ЗОЛОТАЯ РЫБКА"

Опись ______

Ед. хр. ______

ДЕЛО № _____

Том № _________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Начато _____________ г.

Окончено ___________ г.

На ________________ л.

Хранить __________ лет