Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах облгосархива в виде протоколов, актов, докладных записок и т. д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:
- 1) составление проекта;
- 2) согласование;
- 3) проверка правильности оформления;
- 4) подписание;
- 5) регистрация.
Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.
На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:
- 1) передачу документа исполнителям;
- 2) исполнение документа;
- 3) контроль исполнения документа;
- 4) подшивку исполненного документа в дело.
Внутренние документы архива создаются по такой же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.
Документы внутри госархива передаются исполнителям под расписку.
Служба ДОУ систематически ведет учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывает объем документооборота. Сведения о количестве документов вносит в соответствующую учетную форму.
Не существует четкого распределения, что относиться к внешним и внутренним документам. Внутренние документы — это документы, которые создаются внутри организации и используются там. Внутренние документы можно разделить на:
- 1. Организационные документы.
- 2. Распорядительные документы.
- 3. Информационно-справочные документы.
- 4. Документы по личному составу.
