Проблемы, возникающие при проведении делового совещания на ОАО «Брестский электроламповый завод». Пути их решения

Проблемы с которыми сталкиваются структурные подразделения ОАО «Брестский электроламповый завод» при проведении делового совещания являются:

• · не регламентируется его продолжительность;
• · не соблюдается установленная продолжительность;
• · совещания слишком продолжительны;
• · не делаются перерывы;
• · не ограничивается время на доклады и выступления;
• · участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Причины этого состоят в следующем:

1. Для более точного и полного понимания необходимости проведения деловых совещаний, определение их целеустремленности, нужно определить классификационные признаки и виды совещаний:

по назначению:

• — совещания, на которых принимаются решения;
• — совещания, которые разъясняют и уточняют задачи по реализации ранее принятых решений;
• — совещания, которые подводят итоги выполнения решений и оценку результатов;
• — оперативные совещания;

по масштабам привлечения участников:

• — международные;
• — республиканские;
• — отраслевые;
• — региональные;
• — областные;
• — городские;
• — районные;
• — внутренние (в организации или в ее отдельных подразделениях);

по месту проведения в организации, которая устраивает:

• — местные;
• — выездные;

по периодичности проведения:

• — разовые;
• — регулярные (еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные);
• — периодические (которые действуют постоянно, но без установленной регулярности);

по количеству участников:

• — в узком составе (5−7 человек),
• — в расширенном составе (до 20 человек),
• — представительские (более 20 человек);

по степени стабильности состава участников:

• — с фиксированным составом;
• — с фиксированным составом и приглашенными с необходимостью дополнительно;
• — с приглашенными по списку, составленному конкретно для каждого заседания;
• — комбинированные.
• 2. Деловые совещания могут также классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, за основной задачей совещания. По результатам исследований, 30−40% совещаний, проведенных на предприятиях, как правило, не вызвано производственной необходимостью, а обсуждаемые на них вопросы часто не требуют коллегиального решения.
• 3. По мере усложнения управленческих процессов, которыми управляет менеджер, особенно в условиях рыночной экономики (когда предприятия, фирмы, концерны имеют самостоятельность), возникает постоянная необходимость проводить различные совещания, максимально использовать творческий потенциал коллектива. Практика сегодняшнего дня свидетельствует о том, что неправильные методы их подготовки и стиль проведения, несвоевременность, продолжительность, неудовлетворительный уровень принятых на них решений вызывают критическое отношение к ним.
• 4. Анализ использования времени руководителей предприятия показал, что значительная часть их рабочего времени уходит на совещания. Согласно анкетные опросы, отечественные руководители объединений, предприятий, организаций тратят сегодня до 30% рабочего времени,
• 5. Эффективность совещаний снижается из-за слабой их подготовки и непродуманного подбора участников. Примерно 25% обще заводских совещаний проводится не по плану и без должной подготовки, до 20−30% участников, приглашенных на них, не имеют непосредственного отношения к рассмотренных вопросов. Отвлечения значительного количества работников от их прямых обязанностей и неоправданные затраты времени на проведение совещаний приводят к тому, что принятие решений и обмен информацией на этих совещаниях стоят значительно дороже (иногда в 5−10 раз), чем выполнение такой же работы на основании изучения документов.
• 6. Неоправданно большое количество деловых совещаний, их низкая результативность приводит к ряду серьезных негативных социально-психологических последствий. Это снижение активности участников совещания; подмена общественно полезному труду бесполезным сидением на совещаниях формирование пагубной привычки к безответственных споров, которые не улучшают дело; нарушения ритма работы сотрудников; выработка привычки к беспорядочного стиля исполнения обязанностей, исключающей вдумчивый подход к решению вопросов, что не побуждает к неукоснительного претворения в жизнь принятых решений.

Устраняются эти причины:

• 1. Определить целеустремленность деловых совещаний, классификационные признаки и виды совещаний.
• 2. Деловые совещания осуществлять только по производственной необходимости, обсуждать вопросы, которые требуют коллегиального решения.
• 3. Правильно подходить к методам подготовки и стилю проведения делового совещания.
• 4. По минимуму тратить рабочее время на совещания.
• 5. Повысить эффективность подготовки совещаний и продумать подбор участников. Проводится их по плану, с должной подготовкой.
• 6. Повысить активность участников совещания; уменьшить споры, которые не улучшают дело; выработка привычки порядочного стиля исполнения обязанностей.