Планирование мероприятия. 
Налаживание внешней коммуникации организации посредством event-менеджмента

Планирование и подготовка event-мероприятия представляет собой типичный проект.

Проект есть замысел, который по сути характеризуется своей уникальностью и неповторимостью, а также совокупностью необходимых условий, таких как:

• · Заданные цели
• · Временные, штатные или другие ограничения
• · Обособленность от прочих замыслов
• · Специфическая для данного проекта организация (команда, организация, руководитель проекта)

При планировании event-мероприятия речь идет прежде всего о следующих моментах:

• · Вопрос вытекающий из постановки цели «для чего это все» ?
• · Определение отдельных целей: что должно получиться?
• · Вопрос, на основании которого планируются все действия: «что нужно для этого делать» ?
• · Далее определяется, кто будет выступать и что будет происходить
• · Требуемая подготовка задается постановкой вопроса: «что для этого необходимо» ?

Далее следует поступательное планирование и моделирование процесса.

В конце необходимо составить график, который сводит воедино этапы принятия решений в процессе планирования event:

• 1. Главное в проекте четко поставить цель: Чего мы хотим добиться от event?
• 2. Целевая группа: к кому должен быть обращен event?
• 3. Вид: каким должен стать event?
• 4. Важнейшее составляющее — составление бюджета: сколько может стоить event?
• 5. Время: когда должен состояться event?
• 6. Участники: кто должен участвовать в event?
• 7. Суть программы: что выражает event?
• 8. Приглашения: Как целевая группа узнает о проведении event?
• 9. Связи с общественностью: как мы информируем людей о проведении event?
• 10. Логистика: место, обеспечение питанием, персонал, как доставляются товары и люди к месту проведения мероприятия?
• 11. Инфраструктура: что должно быть установлено и быть на месте проведения мероприятия?
• 12. Организация работы в команде: как мы справляемся с проведением event?