Деятельность административного центра курортного поселка Ладис

Я, Федосова Анастасия Сергеевна, проходила летнюю преддипломную практику по направлению «Экономика» в администрации курортного поселка «Gemeinde Ladis» в течении двух недель с 21 июля по 01 августа 2014 года.

Целью данной практики было получение навыков в области избранной профессиональной деятельности в сфере экономики, бухгалтерского учета и организационного управления, а также возможность проявления полученных во время учебы знаний и умений в реальной компании.

Данный курорт расположен в Австрии, офис администрации находится по адресу Dorfstra? e 8, 6532 Ladis.

В офисе администрации постоянно находятся 2 работника, являющиеся помощниками бургомистра данного поселка. В штат административных работников поселка Ладис входят: Бургомистр, его заместитель, 2 постоянных работника офиса.

Данный поселок объединен с ещё двумя, находящимися в непосредственной близости. Они составляют один горнолыжный курорт Serfaus-Fiss-Ladis. Таким образом, работа данного административного центра тесно связана с работой двух других. Также, в процессе своей работы, связанной с туристическим сектором, сотрудники администрации обязаны тесно сотрудничать с туристическим центром данного курорта и данного поселка в частности.

Руководителем практики на данном предприятии был один из помощников бургомистра и руководитель офиса администрации поселка Ладис, Марко Сенн.

В ходе прохождения практики, я познакомилась с работой административного центра курортного поселка Ладис. Сфера деятельности административного центра связана с программой моего обучения в институте по направлению «Экономика», таким образом, наблюдение и исполнение обязанностей помощника работника данного центра позволили мне получить полезные знания и практические навыки для работы в управления и организации деятельности не только предприятия, но и населенного пункта, а также, проанализировать все тонкости работы в сфере государственной и муниципальной службы. К тому же в процессе выполнения конкретных задач, появилась возможность использовать базовые знания, полученные в ходе обучения в институте.

1. Общая информация о деятельности «Gemeinde Ladis»

Офис данного административный центра является государственным учреждением, а его работники предоставляют широкий спектр услуг для жителей данного района, таких как предоставление своевременной информации обо всех интересующих их вопросах, касательно жизни поселка, регистрация работников туристических учреждений и жителей в целом, предоставление разрешений на строительство зданий и прочих сооружений, согласование проведения различных мероприятий в Ладисе, а также организация работы различных муниципальных учреждения, как, например, детский сад, начальная школа и пожарная часть. К тому же, в их обязанности входит ведение финансового, бухгалтерского, налогового учета, земельный контроль, водный контроль и т. д.

Так обязанности выполнения данных работ распределены между двумя работниками офиса. Контроль за их работой, а также выдача новых поручений производится лично бургомистром данного поселка на еженедельном совещании. Также их работа подвергается регулярному контролю со стороны вышестоящих государственных органов раз в год или реже.

Для проведения работ вне офиса, мелких ремонтных работ и иных поручений в штат сотрудником данного поселка также входят два работника, находящихся в подчинении у работников офиса.

Общую структуру управления данного административного центра можно представить в виде дерева организационной структуры. (рис. 1)

бюджет администрация контроль водный

Рисунок 1. Организационная структура офиса административного центра курорта Ладис, Австрия

Говоря о высшем управлении курортом или поселком, необходимо отметить, что для данных целей организовано местное правительство или Приходской совет, который состоит из 11 человек, включая бургомистра и его заместителя. Приходской совет является высшим органом власти муниципального образования. Он должен принимать решение по всем вопросам, имеющим важное значение и контролировать управление других муниципальных органов. Совет решает множество вопросов, в частности:

1) заключение соглашения о союзе нового храма, и об изменениях муниципальных границ

2) изменения имени региона и его населенных пунктов,

3) чествование лиц

4) заявление о передаче отдельных вопросов к вышестоящему региональному правительству

5) одобрение срочных заказов бургомистра

6) о приобретении, отчуждении и обременении недвижимости, распределяемой на счет общественного блага и др.

2. Обязанности, деятельность и изученные вопросы

Как уже было отмечено, во время прохождения двухнедельной практики, я познакомилась с работой офиса административного центра, а в частности, с работой сотрудника финансового планирования и общего управления, курортного поселка Ладис, Австрия.

За время прохождения практики и выполнения обязанностей и заданий мною были изучены следующие вопросы:

2.1 Планирование бюджета курорта на будущий год Для планирования и распоряжения бюджетом, сотрудник офиса, который являлся моим руководителем, обязан подсчитать все расходы и доходы администрации за предыдущий год, рассматривая их с точки зрения деления по статьям доходов и расходов. К тому же он обязан учесть все запланированные расходы будущих периодов. Планирование бюджета производится дважды в год, так как необходимо составить фактический бюджет за предыдущий год (данный отчет составляется в ноябре-марте следующего за отчетным года), а также составить плановый бюджет на следующий год, который составляется в сентябре-октябре предыдущего года.

После составления планового бюджета с помощью специального ПО, он распечатывается в виде книжки размером примерно 60 листов и предоставляется на всеобщее рассмотрение, а также утверждение местным Приходским советом и высшим правительством района. В ноябре месяце организуется встреча с Приходским советом на котором обсуждаются все статьи даннорго бюджетного плана. Если найдены какие-либо недочеты или замечания, то вносятся исправления и процедура повторяется. Особенностью данного бюджетного планирования на следующий год является то, что по всеобщим подсчетам баланс должен сводитьтся к нулю. Данный закон давно стоит на рассмотрении всего правительства Австрии, так как заметно отличается от системы бюджетного планирования на предприятии.

Необходимо отметить, что после составления фактического бюджета в завершение текущего года, он также предоставляется на утверждение высшему правительству района, расположенному в ближайшем городе Ландек. Интересной особенностью является то, что члены данного правительства имеют полномочия не согласиться с данным финансовым отчетом, хотя, на мой взгляд, а также по мнению работников офиса администрации, данное несогласие не имеет смысла, так как год закончен и исправить ничего нельзя.

Выдержки первых страниц планового бюджета на 2013 и 2014 года представлены в Приложении 1.

2.2 Расчет налогов и государственных платежей. Подготовка уведомлений и счетов для жителей о необходимости оплаты Следующим пунктом в списке обязанностей моего руководителя является расчет налогов для жителей поселка. Данная работа выполняется 4 раза в год в зависимости от типа налога или платежа. В состав всеобщих налогов для жителей поселка входят:

1) налог на мусор и отходы. Данный налог рассчитывается в зависимости от количества жителей, зарегистрированных на данной жилой площади. Уплачивается 2 раза в год;

2) платежи за водоснабжение. В зависимости от подсчета истраченной воды;

3) платежи за канализацию. Рассчитывается по количеству истраченной воды. Недостатком данного налога для жителей является то, что не вся вода приходящая в квартиру/дом и т. п. уходит в канализацию;

4) налог на парковочную площадь;

5) налог на заработную плату работников учреждений, находящихся на территории поселка. Налог составляет 3% от заработной платы, рассчитывается и уплачивается ежемесячно самим работодателем. В середине следующего года приходит информация от вышестоящих контролирующих органов района с общей суммой, которую необходимо было уплатить каждому работодателю за предыдущий год. В мои обязанности входило провести данный контроль и сравнить суммы в нашей системы учета платежей в бюджет с суммой от контролирующего органа.

6) налог на собаку. 70 евро в год должен уплачивать каждый владелец собаки, проживающий в Ладисе.

Следующая весомая оставляющая бюджета данного курорта складывается из налогов и государственных платежей на строительство. Если кто-либо на территории данного поселка решает построить дом, то ему необходимо принести все планы на рассмотрение 4х членов Приходского совета и независимого эксперта. После вынесения решения о разрешении на строительство происходит отправка писем с уведомлениями всем соседям, живущим на расстоянии 15 метров в округе участка. Если в течение двух недель никто не высказал обоснованного несогласия, то отправляется письмо с подтверждением и счетом на оплату государственных платежей:

· за время работников Приходского совета,

· за время работы контролирующего эксперта,

· за работу пожарной инспекции

· процент, который идет вышестоящему правительству района.

После окончания строительства, отправляется счет на уплату налога за канализацию и воду, которые проведены к дому.

2.3 Проведение различных платежей во внутренней системе бухгалтерского учета Для проведения различных платежей и регистрации поступивших платежей от жителей используется специальная система бухгалтерского учета под названием «KIM». Каждый счет на оплату или поступивший платеж от жителей заносится в систему. При оплате счетов администрации соблюдается строгая процедура, которая включает в себя:

1) поступление счета на электронную почту или по почте от организации, которая требует оплаты;

2) внесение данного счета в систему с соответствующей статьей расходов;

3) распечатка данного счета со специально отведенными полями для четырех подписей (подписи 2х работников офиса, подпись бургомистра, подщпись ответственного за данные расходы, которым может быть работник администрации выполняющий уличные работы);

4) проведение оплаты в системе и списание денежных средств со счета в банке после получения всех подписей;

При процедуре проведения поступивших платежей необходимо получить все оплаченные квитанции в банке, обслуживающем данную администрацию. Далее внести и провести все поступившие платежи в систему бухгалтерского учета.

2.4 Ведение и обновление протоколов встреч правительства на официальном сайте администрации, а также обновление актуальной информации на данном сайте Для информирования и предоставления актуальной информации о жизни курортного поселка Ладис существует официальный сайт администрации (http://www.ladis.tirol.gv.at/).

Рисунок 1 Скриншот сайта администрации с размещенными на нем протоколами встреч

Для обновления информации и управления данным контентом используется CMS — система Joomla! Данная система позволяет обновлять контент в считанные минуты и не требует особых углубленных знаний информационных технологий.

После каждого заседания Приходского совета по рассмотрению каких-либо значимых вопросов о жизни поселка, работник офиса обязан сформировать протокол данной встречи и вынести его на всеобщее рассмотрение на данном сайте. К тому же необходимо обновление всей актуальной информации, включающей различные объявления и планы мероприятий на следующую неделю.

2.5 Обмен информации между государственными органами управления и иные сервисы государственного портала Для обмена информацией, а также поручениями от вышестоящих органов используется специально созданный и организованный всеобщий для региона Тироль портал (http://portal.tirol.qv.at/).

Вход на данный портал имеют только работники органов государственного управления с личными идентификационными данными.

На данном портале возможен обмен электронными письмами, документами и т. п. К тому же на данном портале хранятся различные организационные документы, планы эвакуации жителей в случаях чрезвычайной опасности, такие как контакты, координаты и карты. Все статистические документы, такие как, например, данные о количестве голосов на выборах, количестве жителей того или иного населенного пункта и прочее. К тому же есть возможность просмотра сведений о любом гражданине Австрии, включая сведения предоставляемые полицией.

Интересным сервисом данного портала является наличие электронный карт всего региона Тироль (похожих на google maps), хранящих огромный объем информации. С помощью данных карт возможно отследить информацию о линии электропередач, о линии канализации, о владельцах того или иного земельного участка, информацию о статусе любого земельного участка и многое другое.

Рисунок 2. Система tirisMaps

Следующей встроенной системой на данном портале является система оформления паспортов. Таким образом, любой житель может прийти в офис администрации и подать заявление на оформление или замену паспорта. В системе заносятся данные о физическом лице, также в офисе производится сканирование отпечатков пальцев, далее данная электронная информация отправляется к органу оформления документов. По почте отправляется распечатанное заявление с подписью физического лица.

И последней системой данного портала является система регистрации жителей и работников курорта. Просмотр сведений данной системы обязателен ежедневно. Регистрация жителей производится в присутствии регистрируемого физического лица с занесением личных данных в систему и с последующей выдачей документа о регистрации.

Рисунок 3. Скриншот системы регистрации

2.6 Контроль за водными ресурсами

Следующим пунктом в списке обязанностей моего руководителя, а на время прохождения практики, в списке моих обязанностей был ежедневный контроль водных ресурсов данного поселка. Для целей контроля на стационарном компьютере в офисе установлена система под названием «DIGIVISU», которая подает оперативную информацию от двух огромных резервуаров с водой, находящихся на окраине поселка.

Рисунок 4. Интерфейс системы DIGIVISU

Каждое утро необходимо просматривать информацию в этой системе, при обнаружении ошибок, сбоев, превышении лимита воды и т. п., необходимо незамедлительно доложить бургомистру, а также направить ремонтную службу. К тому же необходимо занесение информации в базу данных на основе таблиц Exel для ведения статистики использования водных ресурсов.

Заключение

Данная практика предоставила возможность ознакомиться с работой не просто реального предприятия, данная практика проходила в сфере государственного управления зарубежным курортным поселком, что, на мой взгляд, является неоценимым опытом для понимания устройства жизни, экономики и культуры иностранных государств. Наблюдение за работой сотрудников и выполнение некоторых заданий позволили углубить знания в сферах бухгалтерского учета, менеджмента и экономики организации, а также получить навыки работы с системой, применяемой для ведения финансового и налогового учета деятельности курортного поселка.

Говоря об уровне автоматизации работы данного административного центра, а также ведении документооборота, необходимо отметить, что он недостаточно высок. Однако это является особенностью функционирования государственных органов.

К тому же необходимо отметить недостаточность разделения полномочий и заданий между сотрудниками офиса, а также возможности делегирования обязанностей принятия решений. Что касается первой проблемы, решением для нее может выступать приглашение дополнительного сотрудника в офис и делегирование ему отдельных обязанностей, связанных с организацией мероприятий и помещений, находящихся в государственной собственности. Вторую проблему, связанную с отсутствием возможности принятия каких-либо мелких финансовых и иных решений без участия бургомистра. Например, любой счет на оплату административных расходов не может быть проведен без личной подписи самого бургомистра. Данный факт значительно увеличивает время на проведение платежей, так как сам бургомистр может находиться в офисе не более одного раза в неделю. Советов по решению данной проблемы дать не возможно, так как данная проблема вызвана несовершенством и жесткостью законодательства на уровне всей страны.

Приложение 1

Плановый бюджет на 2013 год

Приложение 2

Плановый бюджет на текущий 2014 год

.ur