Особенности оформления заявления о приеме на работу

Министерство образования и науки Российской федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Восточно — сибирский государственный университет технологий и управления «

Кафедра: «История, культурология и архивное дело»

Курсовая работа по дисциплине: «Документоведение»

на тему: «Особенности оформления заявления о приеме на работу»

Выполнил: ст. гр. Б-742

Белокопытова Н. П Проверил: к.филос.н.

доцент Петрова.А.А Улан-Удэ

Содержание Введение

Глава 1. Документирование деятельности кадровых служб

1.1 Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров

1.2 Организационно-правовые документы службы кадров Глава 2. Документы по личному составу

2.1 Основные виды документов по личному составу

2.2 Заявление о приеме на работу Заключение Список литературы Введение Документационное обеспечение управления или делопроизводство — одно из наиболее специфических направлений деятельности человека, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. Одной из важнейших черт делопроизводства является умение правильно составить и оформить документ, организовать работу с ним, что в свою очередь зависит от своевременности и правильности принятия управленческих решений.

Ведение многих документов предписывается законом, так как в них отражается и учитывается деятельность многих крупных предприятий, организаций и организация и ведение делом требует от работников профессиональных знаний и навыков.

Одной из важнейших функций отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью целесообразно разработать инструкции, которые определяли бы порядок оформления документов при приеме на работу, переводе, увольнении, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданского права на труд, образование и т. д.

Цель выявить особенность оформления заявления о приеме на работу, как организационно-правовой документ кадровой службы.

При написании курсовой работы были использованы такие источника, как Трудовой Кодекс Российской Федерации, который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании статей кодекса, на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция по заполнению трудовых книжек подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника — трудовой книжки.

Основные задачи:

-.Документирование деятельности кадровых служб

— Документы по личному составу Используемая литератора очень хорошо помогает при работе с данной темой курсовой работы. Большое значение при рассмотрении отдельных процедур, выполняемых кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, а также создаваемых при этом документов и регламентации их с точки зрения трудового законодательства и различных нормативных актов имеет статья Т. В. Кузнецовой «Работа с кадровыми документами». Важнейший правовой акт — приказ по личному составу — регулирующий трудовые правоотношения граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций наиболее полно и подробно рассмотрела в своей работе В. С. Иритикова.

Таким образом, источники и литература помогают разобраться в одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) — документирование трудовых правоотношений.

Структура данной курсовой работы: курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка источников и литературы.

Глава 1. Документирование деятельности кадровых служб

Кадровая служба (также отдел кадров предприятия) — совокупность специализированных подразделений в структуре предприятия (с занятыми в них должностными лицами — руководителями, специалистами, техническим персоналом), призванных управлять персоналом предприятия Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой. Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются: — отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов; - нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права; - неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы; - неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события; - организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов. Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения. Обязательные документы кадровой службы

· локальные нормативные акты — документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями

· документация по личному составу — документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до «встречи' с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой «встрече» путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками. Специалистам кадровых служб следует, прежде всего, определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться в данной организации в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы самой организации. Следующим этапом построения «идеальной» системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов, позволяющих избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении. Документы, обрабатываемые в кадровой службе, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации (УСД). От принадлежности к той или иной УСД зависят форма и особенности подготовки текста или таблицы, составляющих содержание документа. О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ: — определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);- заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190ТКРФ); - работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ); - при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ); - очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ). ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов: — об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, кладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ); - об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ); - о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ). Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований: — локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ); - штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично; - другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ). Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России, а состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате (см. постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и письмо Минюста России от 27.04.01 № 07/4328-ЮД). К таким документам относятся штатное расписание и график отпусков. Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Документ должен содержать перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах (тарифных ставках), надбавках и месячном фонде заработной платы. Порядок разработки штатного расписания нормативно не закреплен и устанавливается самой организацией. Целесообразно возложение подготовки данного документа на экономистов по труду и заработной плате с обязательным обсуждением его содержания с руководителями структурных подразделений, включая юридическую и кадровую службы. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

После здания данного приказа в штатном расписании оформляется гриф утверждения:

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица по следующей форме Приказы об утверждении штатного расписания и внесении в него изменений относятся к приказам по основной деятельности и регистрируются секретарской службой. График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год. Отпускной период может показываться в графике как по месяцам (это указано в Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, прилагаемой к постановлению Госкомстата России от 06.04.01 № 26), так и по датам (это отражено в самой унифицированной форме графика отпусков № Т-7). График отпусков, согласно Инструкции Госкомстата России, должен быть сводным, т. е. единым для всей организации. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. В связи с последним условием кадровая служба может использовать следующую методику подготовки графика отпусков. Сначала составляется приказ или распоряжение о подготовке проектов графиков отпусков на следующий календарный год в каждом — структурном подразделении организации, например: Предложения структурных подразделений вносятся в проект сводного графика отпусков, который визируется руководителем кадровой службы и руководителями других структурных подразделений и согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии). При разработке и утверждении графика отпусков необходимо учитывать требование ТК РФ о подготовке этого документа не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Из утвержденного сводного графика отпусков целесообразно сделать выписки для структурных подразделений и передать их под расписку руководителям подразделений, которые в свою очередь ознакомят с ними подчиненных В унифицированной форме графика отпусков предусмотрена возможность перенесения срока отпуска при наличии уважительной причины или по просьбе работодателя при условии согласия работника. Заполнение унифицированных форм № Т-3 и Т-7, безусловно, существенно облегчает подготовку локальных нормативных актов. Однако не все документы этой группы имеют утвержденные унифицированные формы. Так, правила внутреннего трудового распорядка оформляются в произвольной форме, ТК РФ (ст. 189) устанавливает лишь требования к их содержательной части. Правила должны регламентировать порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и другие вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников и, как правило, являются приложением к коллективному договору (ст. 190 ТК РФ).

Совершенно новыми для кадровой службы являются документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также документы об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Несмотря на то что ТК РФ требует, чтобы работники и их представители были ознакомлены с этим документом под расписку, в большинстве организаций они до сих пор не разработаны. Начать работу в данном направлении можно с составления положения (инструкции, правил и т. п.) о защите персональных данных работников. В Положении следует указать цель и задачи организации в области защиты персональных данных; раскрыть их понятие и состав; показать, в каких структурных подразделениях и на каких носителях информации накапливаются и хранятся эти данные. Важно отметить, каким образом осуществляется сбор персональных данных (п. 3 ст. 86 ТК РФ), кто в организации (по должностям) имеет к ним доступ, как обрабатываются и используются эти данные и как они защищены от несанкционированного доступа не только внутри организации, но и относительно представителей других организаций. При оформлении положения о защите персональных данных работников можно воспользоваться следующей примерной формой, в целом, отвечающей требованиям, предъявляемым к документам организационно-правового характера Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Лучше утвердить и ввести в действие данный документ приказом руководителя, который оформляется аналогично приказу об утверждении штатного расписания.

1.1 Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе. Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где ст. 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск». Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нем, прежде всего, находим определение базового понятия — «социальное партнерство». В соответствии со ст. 25 Трудового кодекса РФ «сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей». В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: «Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством». (12)

Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в ст. 24, таких как: равноправие сторон, уважение и учет интересов сторон, заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях, соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, полномочность представителей сторон, свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда, добровольность принятия сторонами на себя обязательств, реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами, обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений, контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений, ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

Прежде всего отметим, что отдельная ст. 5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Таким образом, в Трудовом кодексе РФ прописаны соподчиненность законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы. Работникам кадровых служб важно также помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ законодательный акт, содержащий нормы трудового права вступает в силу со дня, указанного в этом акте, и прекращает свое действие в связи с: истечением срока действия, вступлением в силу другого акта равной или высшей юридической силы, отменой (признанием утратившими силу) данного акта либо отдельных его положений актом равной или высшей юридической силы. Особую значимость для работников кадровых служб имеет ст. 14 «Исчисление сроков». В ней указано, что «прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений. Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день». Эта статья очень важна не только при оформлении увольнений, но и при определении стажа работы и во всех других случаях, где приходится учитывать каждый день работы гражданина.

Надо подчеркнуть также важность для работника кадров ст. 65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу. В ст. 283 указаны документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству. Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. Ей посвящена ст. 66. Кроме того, в Кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора, коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т. д. Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст. 85, где к ним отнесена «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника». Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса. Полезно также иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснения всех его статей. Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485−1 «О государственной тайне» (в нем в ст. 5 подробно указаны сведения, которые могут представлять государственную тайну) и Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», последние уточнения и изменения в который внесены Указом Президента РФ от 11.02.2006 N 90. 6 марта 1997 г. Указом Президента РФ (N 188) утвержден Перечень сведений конфиденциального характера (в ред. от 23.09.2005), где п. 1 стоят «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях». Вопросам защиты персональных данных посвящена и специальная глава Трудового кодекса РФ (гл. 14 — «Защита персональных данных работника»). Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» .Цель Закона — «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну». Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст. 1 в которой говориться, что Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные. В основных понятиях, раскрываемых в ст. 3, есть и развернутые определения: «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; обработка персональных данных — действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.» В Законе изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия. В Законе четко определены права и обязанности обладателя информации, права физических и юридических лиц на доступ к информации и одновременно ст. 9 говорит об ограничении доступа к информации. В этом Законе персональным данным прямо посвящен лишь один пункт в ст. 9, так как одновременно вышел Федеральный закон «О персональных данных». В новом Законе речь идет не об информационных ресурсах (этого понятия в Законе нет), а об информационных системах, которые делятся на федеральные, региональные, муниципальные и иные системы. Специальные статьи определяют права обладателей информации, порядок создания и эксплуатации информационных систем, в том числе специально ст. 14 посвящается государственной информационной системе. Новым является раздел Закона (ст.15) об использовании информационно-телекоммуникационных сетей и порядке подключения к ним. Последний раздел Закона 2006 г. (ст.16), как и Закона 1995 г. (гл.5) посвящен защите информации. Он более четко и кратко, как это и положено законодательному акту, определяет, что: «Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;

3) реализацию права на доступ к информации" .

Для организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». В соответствии со ст. 4 Закона Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти. Статья 10 Закона указывает, что «порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации». В соответствии с этой статьей надо обратиться к Постановлению Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором указано, «что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне». Технические требования к гербовой печати изложены в ГОСТе Р 51 511−2001 (с изм. N 1 от 25.12.2002 N 505-ст)" Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Основные положения, форма, размеры и технические требования". При заказе печати учреждению вместе с эскизом нужно приложить выписку из учредительных документов юридического лица с полным и сокращенным (если такое предусмотрено) наименованием. Юридическое лицо, как правило, имеет один экземпляр гербовой печати, но в отдельных случаях при необходимости, по решению руководителя юридического лица, допускается изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей. В этом случае в соответствии с п. 3.5 ГОСТа Р 51 511−2001 «в нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: номер печати (если печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для данного юридического лица изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати». При утере гербовых печатей изготавливают их дубликаты. К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807−1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего напомним, что ст. 68 Конституции РФ устанавливает: «государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык» .

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата. Исходя из требований Закона к структуре текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т. д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации. В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация (по ст. 8 «в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу»), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный в Законе порядок приема граждан. В зависимости от организационно-правовой формы организации (государственная, общественная, коммерческая, ЗАО, ООО и т. д.), ведомственной принадлежности (например, таможенные органы, вуз и т. д.) местонахождения (например, район Крайнего Севера) при оформлении кадровых документов учитываются особые условия, установленные в соответствующих законодательно-правовых актах, которые обязательно должны быть у работника, ведущего кадровое делопроизводство. Например, если это вуз, то надо иметь Федеральный закон «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» и Положение «О порядке замещения должностей профессорско-преподавательского состава образовательных учреждений высшего профессионального образования Российской Федерации», если это ЗАО или ООО — Федеральный закон «Об акционерных обществах» или «Обществах с ограниченной ответственностью». В организациях, находящихся в районах Крайнего Севера, руководствуются Законом РФ «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях». Свои особенности имеет организация труда работников транспорта; сезонных рабочих; работников, работающих вахтовым методом и т. д.

Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации вашего типа, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений. Кроме законодательных актов в каждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять ту или иную запись или операцию.

В 2003 году были введены два новых документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются основным документом о трудовой деятельности и стаже работника:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132);

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных в Постановлении, к первоочередным были отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся «в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации». Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30−2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 20 000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров. Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения — типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно. Кроме того, служба кадров акционерного общества должна также иметь Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. N 03−33/пс (в соответствии со ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива. Помимо норм на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

1.2 Организационно-правовые документы организации Служба кадров любой организации в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией. Прежде всего, это устав (положение) организации как главный организационный документ. Под уставом, как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Служба кадров должна четко представлять себе задачи организации, записанные в уставе, так как ее главная цель — обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения этих задач. Один из экземпляров устава обязательно должен храниться в отделе кадров. Трудовым кодексом РФ предусмотрено составление в организации документов, регулирующих социально-трудовые отношения. К таким документам относится коллективный договор. Его определение дано в ст. 40 Трудового кодекса РФ: «Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей». Коллективный договор может заключаться не только на уровне организации в целом, но и обособленных структурных подразделений. К обособленным структурным подразделениям относятся филиалы и представительства, которые территориально отделены и, кроме того, могут иметь особенности в организации труда. Содержание и структура коллективного договора определяются заключающими его сторонами самостоятельно. В ст. 41 Трудового кодекса РФ дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут быть включены в коллективный договор. К ним отнесены: формы, системы и размеры оплаты труда, выплата пособий, компенсаций, механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором, занятость, переобучение, условия высвобождения работников, рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков, улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи, соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества, экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве, гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением, оздоровление и отдых работников и членов их семей, частичная или полная оплата питания работников, контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора, отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора, другие вопросы, определенные сторонами. Этот перечень носит рекомендательный характер и не является исчерпывающим, его цель — дать представление о возможном содержании коллективного договора. Однако в Трудовом кодексе РФ есть и ряд предписаний к содержанию трудового договора обязательного характера. На организацию может распространяться действие и таких правовых документов, как соглашение. Соглашение — правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции. Как видно из определения, данного в ст. 45 Трудового кодекса РФ, соглашение, в отличие от коллективного договора, заключается на других уровнях социального партнерства — федеральном, межрегиональном, региональном, территориальном, отраслевом (межотраслевом), то есть соглашение заключается работодателями, объединенными в рамках отрасли, региона, территории. Интересы работодателей на переговорах по заключению соглашения представляет объединение работодателей, а интересы работников обычно представляют профсоюзы и их объединения. В Трудовом кодексе РФ указаны возможные виды соглашений: генеральные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные. Генеральное соглашение устанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических отношений на федеральном уровне. Региональное соглашение устанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических отношений на уровне субъекта Российской Федерации. Оно заключается между действующими в этом регионе объединениями работников, работодателей и органами исполнительной власти. Отраслевое (межотраслевое) соглашение определяет общие условия оплаты труда, гарантии, компенсации и льготы работникам отрасли (отраслей). Территориальное соглашение устанавливает общие условия труда, гарантии, компенсации и льготы работникам на территории соответствующего муниципального образования. При заключении соглашений стороны сами определяют вопросы, регулируемые в этом документе. В Трудовом кодексе, как и в случае коллективного договора, дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут войти в соглашение: оплата труда; условия и охрана труда; режимы труда и отдыха; развитие социального партнерства; иные вопросы, определенные сторонами. Но в то же время согласно ст. 9 Трудового кодекса РФ соглашения, как и коллективные договоры, не могут понижать уровень прав и гарантий работников, предусмотренный законодательством о труде. Сроки действия соглашений, как и коллективных договоров, не могут превышать 3-х лет, и стороны имеют право один раз продлить их действие не более чем на три года. Очень важно знать, что соглашение распространяется на «всех работодателей, являющихся членами объединения работодателей, заключившего соглашение. Прекращение членства в объединении работодателей не освобождает работодателя от выполнения соглашения, заключенного в период его членства. Работодатель, вступивший в объединение работодателей в период действия соглашения, обязан выполнять обязательства, предусмотренные этим соглашением». В тех случаях, когда на работников в установленном порядке одновременно распространяется действие нескольких соглашений, действуют наиболее благоприятные для них условия соглашений. Коллективный договор и соглашение являются документами, подлежащими регистрации. В соответствии со ст. 50 Трудового кодекса РФ они в течение семи дней со дня подписания направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду. Соглашения, заключенные на федеральном уровне, регистрируются в Минтруде Российской Федерации, региональные и территориальные — соответственно в региональных и территориальных органах по труду. Направление документов на регистрацию является обязанностью работодателя. Цель уведомительной регистрации — выявление в коллективных договорах и соглашениях условий, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством. Если такие нарушения будут обнаружены, о них сообщается сторонам и в инспекцию труда. Кроме того уведомительная регистрация позволяет органам по труду иметь информацию о количестве и содержании коллективных договоров и соглашений, прослеживать тенденции коллективного регулирования трудовых отношений, учитывать этот опыт при разработке законов и нормативно-правовых актов о труде. Контроль за выполнением коллективных договоров и соглашений осуществляют сами стороны социального партнерства, представляя друг другу информацию о выполнении условий договорных документов. Но, кроме того, контроль за выполнением коллективных договоров и соглашений ведут органы по труду, проводя плановые проверки и выявляя случаи нарушения условий, установленных в этих документах. В соответствии с Трудовым кодексом РФ коллективными договорами и соглашениями, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем в пределах его компетенции, устанавливаются правила поведения работников во время их совместной деятельности. К локальным нормативным актам в первую очередь относятся правила внутреннего трудового распорядка, которые обычно являются приложением к коллективному договору.

Однако, они могут утверждаться и как отдельный документ. Определение этого документа и его основное содержание раскрыты в ст. 189 Трудового кодекса:

" Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя". Естественно, что такие уставы и положения учитываются во всех организациях, подпадающих под сферу их действия. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем, вывешиваются на видном месте, и с ними должны быть ознакомлены все работники организации. Организационно-распорядительным документом, разрабатываемым в организации, в котором закрепляется весь ее должностной и численный состав, является штатное расписание. Штатное расписание как вид документа «представляет собой перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов». Его цель — нормирование численности штатного персонала организации и соотношения специалистов. Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (Форма N Т-3) и входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Таким образом, все должности структурных подразделений и их количество будут закреплены в штатном расписании организации. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы, главным бухгалтером и утверждается распорядительным документом (чаще всего приказом). Штатное расписание — документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор работников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров. Кроме того, в организации уставом (положением) об организации предусматривается составление такого документа, как структура и штатная численность. В нем закрепляются состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на год, и если в течение года в него вносятся изменения, то они проводятся приказом руководителя. Содержание этого документа несложно: в нем перечисляются названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная численность. Текст документа дается в табличной форме.

Глава 2. Документы по личному составу

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно — биографические данные о работниках, сведения об образовании и т. д.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно — статистические, организационно — распорядительные.

Документы по личному составу — это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т. д.

При подготовке организационно — распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации — ГОСТ Р.6.30 — 2003.

Указания ГОСТа Р.6.30−2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства — «Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения», включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно — распорядительных документов.

Помимо нормативно — методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты — практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В «Основных правилах работы ведомственных архивов» излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14−72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» .

Нормативно — справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения» .

Законодательные акты и нормативно — методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

2.1 Основные виды документов по личному составу Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т. п.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников;

предоставление отпусков;

командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно — биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно — биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

прием на работу;

перемещение по работе;

увольнение с работы;

установление должностных окладов;

отпуска;

командировки;

изменение фамилии;

поощрения;

взыскания и т. д.

Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).

Номер (индекс) пишется с буквой «к», что значит приказ по кадрам.

Заглавие — «По личному составу» .

Констатирующей части в приказе может не быть.

Распорядительные пункты оформляются в последовательности — прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т. д.

Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т. д.).

В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости — вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т. д.), особые условия работы (материальная ответственность и т. п.).

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания — ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении — причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.

Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания.

Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления.

Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

наименование министерства или ведомства;

название организации;

наименование вида документа;

место составления;

дата, номер;

заголовок;

текст;

подпись;

визы;

подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

отметка о направлении в дело.

Выписка из приказа по личному составу — это копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки из приказа:

наименование министерства или ведомства;

наименование организации;

выписка из приказа;

дата и номер подлинного документа;

место составления;

заголовок;

констатирующая часть текста;

распорядительная часть (необходимый пункт);

подпись;

заверительная надпись.

Элементы заверительной надписи:

слово «Верно» ;

наименование должности сотрудника, заверившего выписку;

дата заверительной надписи.

Следующим видом документа по личному составу является заявление.

Заявление — документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

Пишется от руки в произвольной форме.

На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

название вида документа;

дата;

адресат;

от кого направлено;

текст;

подпись.

Документ «заявление» бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т. д.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

адресат (кому направлено);

от кого (Ф.И.О., адрес);

наименование вида документа;

текст;

дата составления;

подпись.

Особенность заявления о переводе на другую должность — в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте — причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т. п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) — соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям;

квалификации;

месте работы;

сроке действия;

виде трудового договора;

об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально — бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Основные условия, которые рекомендуется указывать в договорах:

место работы;

конкретная работа по профессии, должности;

дата начала работы и ее окончания;

оплата труда;

обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т. д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй — у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС — военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

сведения о работнике;

сведения о работе;

сведения о награждениях и поощрениях;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;

взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

внутренняя опись документов дела;

дополнения к анкете;

заявление о приеме на работу;

анкета с фотокарточкой;

трудовой договор;

приказ о приеме на работу (копия);

документы об образовании (копии);

характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно — биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе — заверителе.

Автобиография — документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии:

название вида документа;

текст;

дата;

подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме — документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме:

название вида документа;

дата;

Ф.И.О.;

почтовый адрес претендента;

телефон;

текст;

подпись.

Текст излагается по разделам:

Цель резюме.

Образование.

Трудовая деятельность.

Специальные знания.

Семейное положение.

Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики:

наименование вида документа;

текст;

подписи;

дата;

печать.

Текст состоит из двух частей:

вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

Личный листок по учету кадров — перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т. п.

Анкета — аналогичная форма «личного листка по учету кадров», содержит те же графы. Дополнение к личному листку по учету кадров — документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

Личная карточка — основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

2.2 Заявление о приёме на работу При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т. п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.

Виза руководителя подразделения о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Расшифровка подписи Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.

Анкета — составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

Заключение

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока. Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовым Кодексом Российской Федерации, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими. (21) Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений. В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства. Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка. Каждый пункт приказа по личному составу — правового акта, издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций — должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового Кодекса Российской Федерации. Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации. В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя — правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

1. ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации» Унифицированная система организационно-распорядительной документации. «Требованиям к оформлению документов» с датой введения в действие 1 июля 2003 года.

2. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807−1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ)

3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные Постановлением Минтруда от 14.11.1991 N 78.

4. Постановление Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС 20.07.1984.

5. Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ принят ГД ФС РФ 21.12.2001 (ред. От 30.12.2008)

6. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Собрание законодательства РФ. 2000. N 52 (ч. I). Ст. 5021 (в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ).

7. Андреева В. И. Делопроизводство. /В.И. Андреева Изд.6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010 — 187 с.

8. Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.4-е, испр. и доп. / В. И. Андреева — М.: Интел-Синтез, 2010.

9. Басаков М. И. Документы по персоналу предприятия / М. И. Басаков. — Ростов-н/Д, 2011.

10. Быкова Т. А., Емышева Е. М., Мосягина О. В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Уч. — метод. Пособие / Т. А. Быкова. — М., 2010.

11. Верховцев А. В. Делопроизводство в кадровой службе /А.В. Верховцев — М.: ИНФРА — М, 2009.

12. Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ /О.И. Захаркина, 2011.

13. Кирсанов М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Учебное пособие.4-е изд., испр. и доп. /М.В. Кирсанов, Ю. М. Аксенов — М.: Феникс, 2012.

14. Красавин А. С. Проблемы документационного обеспечения управления кадрами / А. С. Красавин // Делопроизводство. — 2010. — № 2

15. Кудряев В. А. Организация работы с документами: учебник/ В. А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 2009, 575 с.

16. Кузнецова Т. В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М. Т. Лихачев, А. Л. Райхцаум, А. В. Соколов: Сост.М. Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2008; 271 с.

17. Кузнецова Т. В. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. /Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой, изд.2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2010; 224с.

18. Кузнецова Т. В. Кадровое делопроизводство / Т. В. Кузнецова // Трудовое право. — 2011. — № 8-№ 11

19. Кузнецова Т. В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. — 2009. — № 1-№ 2

20. Ларин М. В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии / М. В. Ларин // Делопроизводитель — 2010 — № 2.

21. Ларьков Н. С. Документоведение. Учеб. пособие. Ч.1. / Н. С. Ларьков. — Томск: ТГУ, 2010.126 с.

22. Марков В. Н. Справочник по делопроизводству/ В. Н. Маркин — Санкт — Петербург, «Альфа», 2011.

23. Рогожин М. Ю. Документы кадровой службы предприятия / М. Ю. Рогожин. — ГроссМедиа, 2008.

24. Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. — 2003. — № 5. — С.73

25. Анисимов Л. Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. — 2004. — № 3. — С.16. заявление служба кадры документ

26. Бабынина Л. С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. — 2011. — № 8. — С. .97

27. Вялова Л. М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. — 2010. — № 6. — С.58

28. Документы по оформлению трудовых отношений. — М.: ПРИОР, 2011

29. Кадровик: сборник документов. — 2012. — 3-й выпуск

30. Курапова Е. Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. — 2011. — № 11. — С.57