Ошибки при подготовке к проекту внедрения

1. Не определены основные цели проекта, не утверждены критерии достижения целей и оценки результатов проекта. Четко сформулированная цель проекта является одним из основных необходимых условий начала всего проекта внедрения. Именно по причине неопределенности целей внедрения или даже отсутствия таковых существенное число проектов внедрения заканчивались неудачей или неопределенным результатом. Цели проекта необходимо зафиксировать в количественном и финансовом выражении. Типичная ошибка руководства — приступать к реализации проекта с единственным стремлением начать проект, а результаты оценивать уже по мере его хода. Анализ даже вполне успешных на первый взгляд внедрений показывает, что они проходили в течение четырех-пяти лет. Это означает, что автоматизация осуществлялась циклично.

Проект будет бесконечным и поглощающим все больше и больше ресурсов до тех пор, пока не будут зафиксированы конкретные ясные цели проекта и не сформулирована концепция их достижения.

2. Неполные, неточные или изменяющиеся требования к системе. Требования компании-заказчика являются базой для формирования технического задания — одного из главных документов проекта, на основе которого и будет реализован функционал системы. Одной из основных проблем до и непосредственно в течение проекта внедрения является предоставление заказчиком неполных, неточных, противоречивых или постоянно изменяющихся требований к системе.

Причина очевидна и заключается в том, что до внедрения или предпроектного обследования заказчик предъявляет требования исходя из концепции текущих внутренних бизнес процессов компании, тогда как непосредственно в процессе внедрения компании-заказчики склонны к изменению своих требований или же привнесению новых в общий набор требований к системе, работы по внедрению которой уже ведутся.

• 3. Проектирование требований к системе «снизу-вверх». Заложить в ERP-систему цели компании и перспективы ее развития можно только при проектировании «сверху-вниз», а не наоборот. У каждого уровня управления свои потребности в информационном обеспечении. Распределение информационных потоков будет верным, если начать построение системы с уточнения потребностей в сведениях верхних уровней управления, постепенно спускаясь «вниз». При таком подходе в первую очередь формируются и определяются показатели, необходимые высшему руководству, а также частота их расчета. Затем устанавливаются данные, требующиеся следующему в иерархии управленческому звену, и т. д. Таким образом, исключается риск создания системы, которая будет генерировать информацию, недостаточную для принятия управленческих решений высшим руководством. На практике проектировщики, не задаваясь целью обеспечить информационную поддержку принятия управленческих решений, либо пытаются ввести в систему максимальное количество данных, тем самым неоправданно увеличивая стоимость АСУ, либо упускают часть важных для какого-то уровня управления сведений. В результате руководство страдает из-за недостаточности и несвоевременности получения нужной информации.
• 4. Проектирование без учета стратегии развития компании. Это одна из типичных ошибок при подготовке к внедрению системы. истему необходимо проектировать так, чтобы она работала в течение 2−3 лет без проведения модернизации. Поэтому при проектировании важно представлять структуру и масштабы бизнеса в перспективе как минимум на 3 года. Ошибки в прогнозировании могут привести к неоправданно большим расходам, в частности на покупку дополнительного сетевого оборудования и оплату интернет-трафика, составляющих значительную долю в стоимости владения ERP-системой. Возможными направлениями развития предприятия или изменений в его деятельности могут быть:
  • ? технологические изменения производства;
  • ? создание филиальной сети;
  • ? замена поставщиков;