Организация приема командированных работников

Организуя прием командированных работников, секретарь обязан:

• · выяснить, согласовано ли это посещение заранее (письмом, по телефону, устной договоренностью, вызовом), а также вопрос, по которому прибыл посетитель;
• · отметить командировочное удостоверение;
• · помочь в подборе необходимых материалов;
• · выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к учреждению.

Если на прием прибывает, делегация, то в зависимости от ее цели секретарю следует позаботиться заранее о выделении сотрудника сопровождения. При прибытии иностранной делегации, следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации.

В случае необходимости по просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай или кофе. При этом следует соблюдать элементарные правила. Посуда для кофе — кофейные чашки с блюдечками, десертные тарелки, чайные ложки, сахарница. Приготовить кофе и чай следует в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет руководителя на подносе. Не следует забывать о салфетках. Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно, если же секретарь расставляет чашки, то начинать следует с женщины, причем старшей по возрасту. Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода, в таком случае кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии. К кофе и чаю подаются пирожные, печенье, конфеты. Кроме кофе и чая или вместо них можно поставить на стол бутылки с минеральной водой и стаканы (по числу посетителей), положить ключ для открывания бутылок.

Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, то необходимо организовать, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить его причину. Следует помнить, что вторичный вызов посетителя фактически является проявлением невнимательности и неуважения к нему, так как влечет за собой отрыв посетителя от основной работы. Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка или стихийное бедствие, то секретарь обязан известить посетителя об этом заранее и договориться о времени, на которое прием переносится. Секретарь также называет посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.

Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Такой прием руководитель обычно проводит в определенные дни. В эти дни все сотрудники, которые могут понадобиться руководителю во время приема, должны быть на рабочих местах, чтобы при необходимости помогать ему. В случае длительного отсутствия руководителя прием по личным вопросам должен проводить работник, исполняющий обязанности руководителя на время его отсутствия. организационная прием посетитель секретарь Во время проведения всех видов приема секретарь сам принимает телефонные вызовы. Вопросы, требующие немедленного решения, он переадресует заместителям руководителя. Телефон руководителя во время приема подключается только в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае, вместо приема в деловом стиле, беседа может затянуться. Во время приема не следует также пропускать в кабинет руководителя сотрудников, не имеющих к нему отношения, а стремящихся решить текущие рабочие вопросы. В таких ситуациях их следует направить к заместителям руководителя или назвать время, когда руководитель освободится и сможет их принять.

По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующих учетных формах. Контроль за выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь! Он хранит у себя незаконченные и подлежащие рассмотрению дела и готовит их для руководителя к моменту повторного приема по затронутому вопросу.