Инвентаризация своего времени
В — был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? — Да. — Нет. А — была ли работа необходима? — Да. — Нет. Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В». Функциями самоменеджмента, как и любого управленческого процесса, являются: Продолжительность работ, по которым руководитель дал ответ «нет» (ПА, ПБ, ПВ); Общую продолжительность работы соответствующего дня (ОПД… Читать ещё >
Инвентаризация своего времени (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Начинать самоменеджмент необходимо с анализа практикуемого стиля работы, с инвентаризации своего времени. Она проводится за несколько рабочих дней (обычно за неделю) с целью определения причин возникающих дефицитов времени.
На первом этапе составляется инвентарная опись всех видов деятельности, в которых участвует руководитель. Здесь могут использоваться табл. 26 и 27:
- 1) анализ видов деятельности и расхода времени;
- 2) листок «дневных помех», перерывов в работе.[1]
Второй этап — анализ инвентарной описи времени с позиций сильных и слабых сторон руководителя. Для этого необходимо проанализировать выполненную в течение недели работу по следующим критериям:
А — была ли работа необходима? — Да. — Нет. Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В».
Б — были ли оправданы затраты времени? — Да. — Нет.
В — был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? — Да. — Нет.
Таблица 26
Анализ видов деятельности и расхода времени.
Вид деятельности, занятий. | Интервал времени (от — до). | Продолжительность, мин. | А. | Б. | В. | |
Листок «дневных помех».
Таблица 27.
№. | Помехи. Интервал времени (от-до). | Продолжительность, мин. | Вид помехи (телефонный разговор или посетитель). | Кто? | Пометки, например, причины помех. |
Далее необходимо подсчитать:
- 1) общую продолжительность работы соответствующего дня (ОПД);
- 2) продолжительность работ, по которым руководитель дал ответ «нет» (ПА, ПБ, ПВ);
- 3) соотношения: а) ПА / ОПД х 100%;
- б) ПБ/ОПДх 100%;
- в) ПВ/ОПДх 100%.
Если окажется, что более чем на 10% деятельность руководителя была необязательной, то это значит, что у руководителя имеются проблемы с делегированием дел и с установлением приоритетов.
Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то руководитель должен проанализировать причины этого перерасхода (может быть, слабая самодисциплина, нерациональные технические приемы и т. д.).
Если в более чем 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у руководителя проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т. д.).
Третий этап — обработка данных таблицы «Листок дневных помех» с целью выявления их причин. Определите пять основных причин временных потерь, которые повторяются.
Отметим наиболее существенные «поглотители» времени:
- • нечеткая постановка цели;
- • отсутствие приоритетов в делах;
- • попытка слишком много сделать за один раз;
- • плохое планирование трудового дня;
- • личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;
- • недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе);
- • отрывающие от дел телефонные звонки;
- • незапланированные посетители;
- • неполная, запоздалая информация;
- • неспособность сказать «нет»;
- • отсутствие самодисциплины;
- • затяжные заседания;
- • спешка, нетерпение;
- • отсутствие связи (коммуникации) или плохая обратная связь;
- • болтовня на частные темы;
- • неумение делегировать дела и т. д.
Функциями самоменеджмента, как и любого управленческого процесса, являются:
- • планирование — постановка личных и профессиональных целей и разработка планов своей деятельности;
- • организация — составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных целей;
- • мотивация — побуждение себя к деятельности, направленной на достижение поставленных целей;
- • контроль — самоконтроль и контроль итогов, в случае необходимости — корректировка целей.
- [1] Цит. по: Зайберт Л. Ваше время в ваших руках: советы руководителям, какэффективно использовать рабочее время. М., 1991. С. 28.