Все организации обязаны хранить первичные документы. Это предусмотрено и Федеральным законом «О бухгалтерском учете», и Налоговым кодексом. Если предприятие не соблюдает этот закон, то предприятие несет административную ответственность.
Продолжительность хранения документов
В статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что организация должна хранить первичные документы не менее пяти лет. Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, то речь в нем идет о бухгалтерских документах.
В Налоговом кодексе установлены несколько иные сроки. Так, в статье 23 НК РФ говорится, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться четыре года. А те документы, которые подтверждают убыток, переносимый на будущее, следует хранить в течение всего срока, пока организация уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка. На это указано в статье 283 НК РФ. Разделить документы организации на бухгалтерские и те, которые необходимы только для расчета налогов, довольно сложно. Как это сделать, не знают ни налоговики, ни чиновники из Минфина. Поэтому лучше всего хранить все свои документы в течение пяти лет.
Кроме того, не следует забывать, что сроки хранения документов также регламентируются архивным законодательством. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом 06.10.2000, установлено, что и как долго следует хранить. Так, первичные бухгалтерские документы следует хранить пять лет. А документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников — 75 лет. Следует обратить внимание, что срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда был оформлен документ.
