В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. В работе организаций много времени отводится изучению, анализу и составлению различной документации. Для того что бы грамотно составить документацию необходимо грамотно изучить её состав и строение, а именно:
- -руководство по качеству,
- — формы по качеству,
- — планы системы менеджмента качества,
- — теоретические аспекты разработки документации СМК.
Устранение непроизводственных затрат времени в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это требует с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой — формулирование и систематизация общих правил и норм составления основных документов. Документация СМК является источником потенциальных потерь качества, которые могут возникнуть по следующим причинам:
неполноты информации;
недоступности нужной информации;
ошибок или несоответствий (противоречий) в информации.
Внедрение информационной системы управления документацией СМК, интегрированной с системой описания сети процессов, следует рассматривать как результативное и эффективное предупреждающее действие для предотвращения перечисленных потенциальных несоответствий. Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. [7] Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
