Классификация документов в пределах архива организации

Под классификацией документов в пределах архива понимается группировка документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

• · принцип происхождения;
• · логический принцип.

Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом.

Архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения.

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей или более, имеющих меду собою исторические или логически обусловленные связи.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому). Архивные коллекции могут поступать в архив в уже сложившемся виде или создаваться в самом архиве из отдельных документов. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие в архив из других архивов, от юридических или физических лиц, расформированию не подлежат.

Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов архивных фондов с целью формирования архивных фондов и архивных коллекций.

Хронологические границы фонда — это официальные даты образования и ликвидации организации, т. е. крайние даты деятельности фондообразователя.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

• · для фонда организации — официальные даты создания и ликвидации;
• · для фонда личного происхождения — даты рождения и смерти физического лица, членов семьи, рода;

Крайние даты документов фонда — даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в состав фонда.

Крайние даты документов фонда и хронологические границы фонда могут не совпадать в тех случаях, когда отсутствуют документы начального или конечного периодов существования организации, а также в случае, если фонд дополнен незавершенными делами организации-предшественника.

Необходимым является знание правил определения хронологических границ фонда организации в случаях, когда вводится новое или изменяется административно-территориальное деление. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных органов власти и управления представляют собой новые фонды.

Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. Учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда является единица хранения (далее — дело).

Дело представляет собой совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т. д.) и помещенных в отдельную обложку.

Дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Как правило, дела располагают внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:

• · структурного — в соответствии со структурной схемой организации;
• · хронологического — по периодам, датам, к которым относятся документы;
• · функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, если в организации отсутствует структурное деление либо если объем образующихся дел невелик;
• · номинального — по видам и разновидностям документов, включенных в дело, по родам дел;
• · корреспондентского — исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, с которыми велась переписка;
• · географического — исходя из географических названий.

При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную и смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам. Правила работы архивов организаций и предприятий Респ.Беларусь. Мн., 2006.