Архивная опись — это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.
Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.
Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива — указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.
В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:
Дел постоянного срока хранения;
Дел временного срока хранения.
Дел по личному составу;
Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т. д.).
Состав архивной описи:
описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);
всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);
лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);
справочный аппарат к описи.
титульный лист;
содержание (оглавление);
предисловие;
список сокращённых слов;
переводная таблица (в случае переработки);
указатели.
Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).
Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.
Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.
От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.
