Суть унификации и стандартизации делопроизводства

Система документации — совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

Унифицированная система документации — совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующим в определенной сфере деятельности.

Задача унификации — сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля, а также процессов их обработки, учета и хранения.

Унификация обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Задача стандартизации — разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизацияэто форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).

УСД разработаны на основе:

• · Единого принципа построения форм документов,
• · Регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации,
• · Установление совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов,
• · Единства применяемой терминологии и условных обозначений.

Работа по унификации включает:

• · разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• · внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
• · ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• · разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• · разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.