В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления — оперативное хранение документов, в ходе которого решается важнейшая задача системы документооборота организации. И лишь только централизованная система учета и хранения документов, т. е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.
В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства. Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов. Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.
В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение компьютерных систем для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.
Соблюдение правил формирования и оформления дел в отделе кадров позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.
