Объем документооборота: учет и анализ

Понятием объема документооборота обозначается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период (обычно за календарный год). Объем кадрового документооборота отражает загруженность службы, но управлению персоналом организации, поскольку всем работникам службы приходится в первую очередь иметь дело с документами. Учет объемов документооборота в кадровой службе необходимо вести для совершенствования кадрового делопроизводства, а также для расчета оптимальной численности занятых в нем работников. Анализ объемов документооборота осуществляется в целях рационального распределения документопотоков различных служб организации, повышения исполнительской дисциплины, роста качества и эффективности принимаемых на их основе решений. Анализ и обобщение данных о количестве документов могут быть оформлены в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Количество документов определяется по регистрационным входящим и исходящим данным, т. е. по записям регистрации документов. Единицей учета количества документов является экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Как один документ учитываются сопроводительное письмо и приложения к нему. Документы, не подлежащие регистрации, а это в основном внутренняя документация (например, докладные и объяснительные записки, различные справки и пр.), обычно не подсчитываются, хотя их количество может значительно превышать число зарегистрированных документов.

Документы, получаемые в результате копирования или тиражирования, также не учитываются в объеме документооборота организации. Учет копируемых и тиражируемых документов можно вести отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро. Такой учет проводится в целях определения загрузки подразделения, расчета затрат на экснлуатацию технических средств, потребности в новом оборудовании, приобретение расходных материалов, определения численности персонала, нормирования его труда и т. д.