С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для них помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов, дела должны располагаться в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел сторонним организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения начальника управления. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Дела выдаются на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
На выданное дело заводится карта-заместитель дела (Приложение 21). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и возврате дела.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Университета с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
