Процесс организации выставки

Процесс организации выставки начинается задолго до ее праздничного явления посетителям и представляет собой комплекс организационных, договорных, выставочных и профессиональных мероприятий с соответствующей инфраструктурой и системой рекламно-информационного сопровождения. ярмарка выставка презентация рекламный Процесс организации и подготовки выставки включает следующие основные этапы:

Подготовительный этап. Основными на этом этапе являются следующие мероприятия:

Маркетинговый анализ отраслевого рынка, включающий в себя: определение потенциального количества участников выставки; тенденции рынка и выставочные ниши; субъекты рынка; приоритеты и стратегии, характерные для продвижения товаров данного рынка; механизмы паблик рилейшнз на рынке, значимые референтные группы; анализ СМИ.

Анализ конкурентной выставочной среды. Главная цель анализаизбежать пересечений в тематике, номенклатуре, времени и месте проведения выставок по одноименной теме.

Определение места и времени проведения выставки.

Анализ сильных и слабых сторон выставочного проекта, его перспектив и угроз.

Концепция выставочного проекта. В концепции выставки обычно отражены:

обоснование «содержательной» состоятельности проекта для рынка (в случае запуска нового проекта);

описание рынка (статистика, обычаи, инновационный цикл и др.);

программы государственной поддержки;

потенциальные стратегические партнеры;

выводы анализа конкурентной среды;

зона охвата, значение, время и место проведения выставки;

уникальные стороны проекта;

тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиции, характеристика целевых групп экспонентов;

структура экспонентов выставки (ведущие компании, предполагаемое количество экспонентов, предполагаемая величина выставочной площади);

мероприятия деловой программы выставки (протокольные мероприятия, конференции, секции, семинары, «круглые столы»);

подпрограммы и сопутствующие мероприятия;

конкурсная и презентационная программа;

структура продвижения выставочного проекта, рекламное обеспечение;

инфраструктурное обеспечение.

Составление сметной документации. На основе концепции выставки составляется смета расходов по организации выставки, которая включает в себя следующие крупные блоки статей расходов:

аренда павильона (для арендаторов выставочной площади), застройка и оформление павильона;

организационные, сервисные, транспортные расходы;

расходы на рекламу и продвижение выставки;

расходы на реализацию деловой, конкурсной программы, социологических исследований.

Для выездных (региональных и международных) выставочных проектов дополнительно в смету включаются расходы на транспортировку экспонатуры, проезд и проживание сотрудников, таможенное оформление грузов, услуги переводчиков.

Официальное объявление о проведении выставки и прием заявок на участие в выставке. На этом этапе большая роль отводится информационным материалам для работы с потенциальными экспонентами и участниками мероприятий выставки. Среди важнейших информационных материалов можно выделить:

Информационное письмо. Информационное письмо о выставке предназначается для приглашения участников и содержит: точное название выставки, время и место ее проведения, перечень товарных групп, реквизиты организаторов, срок подачи заявки, стоимость участия. Объем письма — не более двух страниц.

Заявочная документация. Заявочная документация представляет собой бланк заявки — договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета — фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

К информационным материалам выставки можно отнести также приложения, раскрывающие состав рабочих органов по подготовке выставки, программы конференций, семинаров, положения о конкурсах, проводимых в рамках выставки и др.

3. Формирование деловой программы выставки. Можно условно выделить несколько типов мероприятий, которые в различной конфигурации проходят в рамках деловой программы выставки:

конгрессные мероприятия: форумы, конференции, семинары, симпозиумы, презентации и т. д.

образовательные мероприятия: тренинги и консультационные пункты.

тематические экскурсии.