Организация текущей работы с документами

В результате освоения материала раздела IV студент должен:

знать

• • содержание понятия документооборота организации;
• • виды документов, составляющих документооборот организации;
• • характеристики документооборота;
• • порядок экспедиционной обработки поступающей корреспонденции;
• • порядок рассмотрения и последующей передачи в структурные подразделения поступивших документов;
• • порядок обработки отправляемой корреспонденции;
• • порядок организации документооборота исполнителя и движения инициативных документов и их проектов;
• • назначение информационно-поисковой системы документального фонда организации;
• • назначение и порядок регистрации документов;
• • цели и уровни контроля за исполнением документов и основные задачи службы контроля;
• • порядок организации контроля за исполнением документов;
• • назначение, организационную структуру, задачи и функции службы документационного обеспечения управления (ДОУ);
• • структуру и содержание положения о службе ДОУ и квалификационные требования к ее работникам;
• • структуру и содержание инструкции по ДОУ;

уметь

• • определять потоки документов, их состав и характеристики, присущие конкретным объектам своей профессиональной области;
• • определять порядок обработки поступающих и отправляемых документов для конкретных объектов своей профессиональной области;
• • определять порядок движения документов между подразделениями для конкретных объектов своей профессиональной области;
• • определять порядок и формы регистрации документов для конкретных объектов своей профессиональной области;
• • определять порядок организации контроля за исполнением документов для конкретных объектов своей профессиональной области;

владеть навыками

• модификации содержания типовых и примерных Положений о службе ДОУ, Инструкций по ДОУ и должностных инструкций работников службы ДОУ применительно к конкретным объектам своей профессиональной области.

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также в производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспондентами вне ее.

Это предполагает наличие единых правил и методов обработки и преобразования информации поступающих документов в результатную информацию, т. е. технологий. Само понятие «технология» использовалось в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия на документирование управленческой деятельности и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определим технологию документирования как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил и соответствующих технических средств.

Данные технологии в соответствии с различием информационных процессов делятся на следующие типы:

• — технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
• — технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
• — технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;
• — технологии обработки документной информации и накопления документов;
• — технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.