Входящие документы
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником.
Прием и первичная обработка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На полученных документах проставляется регистрационный штамп.
Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.
Регистрируемые документы делятся на два потока:
- 1) документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;
- 2) документы в адрес структурных подразделений.
Документы первого потока передаются в канцелярию, второго — в структурные подразделения.
Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Руководству организации передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации или непосредственно исполнителям.
При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию.
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.
