Характеристика структурного подразделения администрации города Кемерово Управление делами

Управление делами является структурным подразделением администрации города Кемерово с функциональным подчинением и под отчётностью непосредственно заместителю Главы города, руководителю аппарата администрации.

Деятельность Управления направлена на организационное, материально-техническое и хозяйственное обеспечение деятельности администрации города, городского Совета народных депутатов.

Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями администрации города Кемерово Основные задачи Управления:

• · организационное, техническое и хозяйственное обеспечение деятельности администрации города, Кемеровского городского Совета народных депутатов;
• · формирование и проведение единой политики в развитии органов территориального общественного самоуправления в городе;
• · обеспечение ведения делопроизводства, организация документооборота и контроля за исполнением документов.

В процессе своей деятельности Управление делами осуществляет следующие функции:

• · ведёт работу с общественными формированиями города, со средствами массовой информации и общественно-политическими организациями;
• · организует проведение встреч населения с Главой города, депутатами городского Совета народных депутатов, руководителями администрации и служб города;
• · осуществляет планирование работы администрации города, городского Совета народных депутатов;
• · осуществляет учёт, анализ и контроль по исполнению документов Администрации Кемеровской области, контрольных документов администрации города, городского Совета народных депутатов;
• · осуществляет разработку и контроль за исполнением организационно-технических мероприятий при проведении выборов;
• · организует и осуществляет делопроизводство в администрации, учёт входящей и исходящей документации, её рассылку адресатам, анализ документооборота;
• · взаимодействует с приёмной по работе с обращениями граждан по организации исполнения писем и запросов депутатов Государственной думы и областного Совета народных депутатов, касающихся нужд населения города Кемерово.

Структура и штанное расписание Управления формируется в пределах установленного фонда оплаты труда, утверждаются Главой города по представлению заместителя Главы города Кемерово, руководителя аппарата.

В структуру Управления делами входят: организационный отдел, отдел делопроизводства и общий отдел (рисунок 7).

Организационный отдел осуществляет:

• · перспективное и текущее планирование работы администрации города, контроль за выполнением планов;
• · подготовку и проведение заседаний совещательных органов при Главе города;
• · контроль за выполнением критических замечаний, поручений, обращений граждан, высказанных на встречах Главы города с населением;
• · работу с депутатскими запросами;
• · организационно-методическую помощь, муниципальной, окружным и участковым комиссиям в проведении избирательных кампаний;
• · содействие развитию территориального общественного самоуправления населения, других общественных объединений, деятельности ЦРН;
• · организация поздравления с юбилейными, профессиональными и общенародными праздниками;
• · оказание организационно-методической помощи отделам организационно-массовой работы с населением ТУ

Отдел делопроизводства осуществляет:

• · проверка проектов писем, подготовленных работниками администрации, за подписью Главы города;
• · обработка распоряжений, постановлений, поступивших от Главы города (регистрация, рассылка), формирование электронной базы данных распоряжений и постановлений (сбор от исполнителей электронных версий документов, ведение в электронном виде регистрационных карточек на каждый документ);
• · ведение реестра по внесению изменений в распоряжения, постановления или утрате их силы;
• · подготовка постановлений, распоряжений для сдачи в архив;
• · оформление подписки администрации города (1 раз в полугодие), подготовка документации для проведения конкурса;
• · ведение реестров телеграмм, осуществление контроля за их исполнением.

Общий отдел осуществляет:

• · контроль за содержанием и эксплуатацией инженерных сетей, технического оборудования здания администрации города и территории;
• · техническое обеспечение проведения заседаний совещательных органов Главы города, городского Совета народных депутатов;
• · учёт финансово-хозяйственной деятельности администрации города;
• · контроль за соблюдением требований и правил охраны труда, техники безопасности муниципальными служащими;
• · обеспечение муниципальных служащих оборудованием, канцелярскими принадлежностями.