Общие требования к учету документов в архиве таможенного органа

Учет документов в архиве таможенного органа — это определение их количества и состава в установленных единицах учета, фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве таможенного органа является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве таможенного органа документы, в т. ч. неописанные и непрофильные для данного архива, также описи дел и документов.

Архив таможенного органа осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве таможенного органа, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 № И (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, per. № 1344), и представляет учетные сведения в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения в целях обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива таможенного органа и через дробь по списку фондов государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является таможенный орган; описи; единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным (муниципальным) архивом после оформления первого поступления документов таможенного органа на постоянное хранение.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации выступают:

• • архивный фонд;
• • единица хранения.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Единица хранения — физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) — совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Учет документов в архиве таможенного органа строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

В архиве таможенного органа ведется централизованный учет документов. При наличии нескольких архивохранилищ ведется учет документов в каждом архивохранилище.

Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива таможенного органа определяется приказом таможенного органа. Все учетные документы архива таможенного органа должны храниться в архивохранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.