Особенности организационно-распорядительной документации ОАО «Завода бурового оборудования»

К нормативным документам в ОАО «Завод бурового оборудования» относятся:

• — доверенность;
• — договор;
• — должностная инструкция;
• — организационная структура образец представлен в Приложении Ж;
• — положение о подразделении и т. д.

Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

• — создание организации, предприятия;
• — реорганизация организации, предприятия;
• — распорядительная деятельность предприятия;
• — организационно-нормативное регулирование предприятия;
• — оперативно-информационное регулирование предприятия.

Любой документ на предприятии функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

ОАО «Завод бурового оборудования» в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями Правительства РФ, Президента РФ, министерств и ведомств, Гражданским, Трудовым и Пенсионным кодексами РФ, приказами Дирекции предприятия, правилами, инструкциями и положениями, разработанными на предприятии.

Основными законодательными и нормативно-правовыми документами, регламентирующими деятельность предприятия, являются:

• — Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц»,
• — штатное расписание,
• — положение о структурных подразделениях,
• — должностные инструкции работников и т. д.

В ОАО «Завод бурового оборудования» разработана документированная процедура. Цель этой процедуры, определение необходимых средств управления документацией ОАО «Завод бурового оборудования». А также с целью обеспечения единообразия в постановке делопроизводства в ОАО «Завод бурового оборудования», правильного и своевременного исполнения регламентирующих документов и поручений и поручений вышестоящих организаций в соответствии с действующим законодательством; организации разработки, утверждений, регистрации, исполнения, обработки документов; определения порядка тиражирования документов, их систематизации, использования и хранения.

Структура документооборота ОАО «Завод бурового оборудования».

Управление документацией осуществляется в соответствии с требованиями раздела 4.2 ГОСТ Р ИСО 9001:2001, ГОСТ 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», инструкцией по делопроизводству ОАО «Завод бурового оборудования».

Порядок подготовки отправляемых документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию, тиражированию и отправке.

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Документы, подписанные генеральным директором, директорами, а также руководителями структурных подразделений, адресованные в учреждения и организации, регистрируются в журнале образец журнала приведён в Приложении И, у секретаря-референта.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации — автор документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); дата документа, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись, отметка об исполнении. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией в ОАО «Завод бурового оборудования» издаются организационно-распорядительные и нормативно-методические документы: Устав, положения, инструкции, приказы, протоколы, распоряжения, составляются акты, заключаются договора.

Документы должны оформляться на официальных бланках ОАО «Завод бурового оборудования» и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»).

В ОАО «Завод бурового оборудования» применяются бланки:

• — бланк письма;
• — общий бланк;
• — бланк приказа;
• — бланк распоряжения.

Состав видов бланков, в ОАО «Завод бурового оборудования», утверждается генеральным директором по представлению секретаря референта.