Современные подходы к автоматизации делопроизводства

• Введение
• 1. Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии
• 1.1 Основные понятия. Виды документооборота
• 1.2 Преимущества систем электронного документооборота
• 2. Назначение и основные функции программных средств электронного документооборота
• 2.1 Выбор систем электронного документооборота
• 2.2 Характеристики некоторых систем электронного документооборота
• Заключение
• Список использованных источников
• ВВЕДЕНИЕ
• Трудно представить область человеческой деятельности, которая не связана с созданием и обращением бумажных документов. Поиск нужного письма, копирование деловых документов, их сохранность, обеспечение коллективной работы с бумажными и электронными документами приводят часто к прямым финансовым потерям. Растет поток бумажных документов, они порождают электронные документы (например, сканированные), что приводит к большим расходам, нередко к их потере. Так, по данным компании Delphi 15% всех бумажных документов безвозвратно теряются, и рабочие группы тратят до 30% своего времени в попытках найти их. Эти потери только в США близки к триллиону долларов в год.
• По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более 1 млрд. новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% -это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки.
• Поэтому понятно желание бизнесменов избавиться от бумажных документов и перейти к электронным.
• Переход к электронным документам радикально повышает производительность труда информационных работников. А использование их вкупе с сетевыми технологиями позволяет одновременно многим пользователям из рабочей группы применять эти документы, что при бумажной технологии проблематично и дорого (копирование, сохранение и т. п.). Это же позволяет сотрудникам, взаимодействующим внутри подразделений предприятия, избежать дублирования функций и задач, что существенно снижает затраты. Снижаются затраты на канцелярские принадлежности, расходные материалы, покупку копировальной техники. Сокращаются площади под архивы и затраты на их содержание, восстановление архива в случае его порчи.
• Важным фактором внедрения электронного документооборота является сохранность конфиденциальности документов, доступ к которым конкурентов и других заинтересованных лиц может привести к более или менее крупным финансовым потерям, вплоть до полного банкротства. Сохранность хранимой на электронных носителях информации легче обеспечить вследствие малого физического объема и развитости систем защиты.
• Цель данной работы — рассмотреть современные подходы к автоматизации делопроизводства.
• Задачи работы:
• — показать специфику управления IT-услугами;
• — описать специфику и философию стандарта ITIL
• — рассмотреть особенности стандарта COBIT.
• Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.
• 1. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Основные понятия. Виды документооборота

делопроизводство документооборот электронный автоматизация

Автоматизация делопроизводства и документооборота уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации предприятия.

Рассмотрим основные понятия, связанные с автоматизацией делопроизводства, к ним можно отнести Документационное обеспечение управления, документооборот, делопроизводство.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.directum.ru/339 091.aspx (дата обращения: 15.10.2015).

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51 141−98) Прохоров, А. Документооборот и его программное обеспечение / А. Прохоров // КомпьютерПресс 2010. — № 1. — С. 32.

Автоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот (рис. 1).

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы — гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа — документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.

Рис. 1. Виды документооборота

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рис. 2. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде 1, затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение 2. Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям.

Рис. 2. Смешанный документооборот

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) — механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.

Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В электронных документах содержатся информационные сообщения, имеющие различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранятся как файлы на машинном носителе.

Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов: идентификационный код источника; электронная подпись автора документа; код формы документа; номер документа; дата, время создания или модификации документа.

1.2 Преимущества систем электронного документооборота

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ: простота внесения изменений в документ; возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные; возможность использовать заранее заготовленные формы; более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов; экономия бумаги; компактность архивов; простота контроля информационных потоков; высокая скорость поиска и извлечения информации; возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Следует отметить, что внедрение систем электронного документооборота дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно: прозрачность деятельности сотрудников и отделов; высокая скорость получения аналитических справок и отчетов; укрепление исполнительской дисциплины; снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании; уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).

Рис. 3. Преимущества электронного документооборота

На рисунке 3. показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более простым и логичным. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль над исполнением управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления. Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (правда, данная функция поддерживается не всеми системами). Обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала Прохоров А. Документооборот и его программное обеспечение / А. Прохоров // КомпьютерПресс 2010. — № 1. — С. 32.

Многие из существующих систем электронного документооборота позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии систем электронного документооборота часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и т. п.), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Обусловлено это несколькими причинами. Во-первых, законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы. Во-вторых, сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами. На практике электронный документооборот охватывает сейчас в основном документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) — межкорпоративный.

Основные компьютерные программы для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных): системы workflow (автоматизации деловых процедур); системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); системы электронной почты (служат для обмена документами).

Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, естественно, электронной почты, популярность которой в бизнесе с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2−3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).

Причины этого, на наш взгляд, и у них и нас примерно одинаковы (если не принимать во внимание чисто языковые, лингвистические и технические проблемы локализации, поддержки кодовых таблиц, поиска, распознавания и т. д.)

Все дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Во-первых, никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают. Впрочем, и обратные примеры совсем не редки.

В итоге на данные момент наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур разумно признать следующий: «Не пытаться программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а вместо этого создать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями». Возможно, это ставит под сомнение безоблачное будущее существующих систем workflow, в которых упор делается на создание законченных цепочек автоматизации деловых процедур.

На сегодняшний день ситуация существенно улучшилась. Появились законченные российские продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.directum.ru/339 091.aspx (дата обращения: 15.10.2015).

Рассмотрим специфику и функционал современных программных средств электронного документооборота.

2. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 Выбор систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) обычно внедряются для решения целого комплекса задач, стоящих перед организацией, из которых в различных публикациях наиболее часто упоминаются следующие Усманова И. В. Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций / И. В. Усманова // Известия ПГУ им. В. Г. Белинского. — 2010. № 22. — С 25.:

— обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля над исполнением документов, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

— поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

— поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

— обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

— протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений);

— оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

— исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

— исключение необходимости или существенное упрощение хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Внедрение корпоративных СЭД дает организациям два типа преимуществ.

Преимущества, связанные, в основном, с сокращением затрат различных ресурсов, выражающиеся, прежде всего, в уменьшении времени выполнения рутинных операций с документами.

Повышение эффективности функционирования организации в целом, проявляющееся преимущественно в увеличении качества реализации основных бизнес-процессов.

Эти преимущества труднее измерить, поэтому они часто формулируются в очень обобщенном виде:

— появление возможности коллективной работы над документами;

— улучшение контроля над исполнением документов;

— повышение сохранности созданной информации;

— расширение возможностей и ускорение процессов обработки создаваемой информации Усманова И. В. Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций / И. В. Усманова // Известия ПГУ им. В. Г. Белинского. — 2010. № 22. — С 26/.

Таким образом, основные ожидаемые результаты автоматизации документооборота — наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес-процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство организации должно получить эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях. Однако предлагаемые качественные и количественные оценки эффективности СЭД не связаны между собой и с особенностями конкретной организации.

Независимо от того, чем определяется интерес к СЭД, все организации начинают с выбора подходящей системы из числа имеющихся на рынке. Первой проблемой, которую при этом необходимо решить, является неоднозначность толкования основных понятий в области делопроизводства ГОСТ Р 51 141−98 от 27.02.1998 N 28 «Делопроизвод-ство и архивное дело. Термины и определения»., которыми следует оперировать и которые заявляются фирмами-разработчиками при представлении программных продуктов. Единственный реальный способ разрешения данной проблемы заключается в изучении нормативных документов и публикаций в области делопроизводства и сопоставления с ними применяемых терминов.

Предпосылки для решения проблемы неоднозначности понятий создает разработка Общеевропейского стандарта для автоматизированных систем документооборота MoReq2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами». Эта спецификация фокусируется, главным образом, на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи систем управления электронными официальными документами и предназначена для применения в организациях как государственного, так и негосударственного секторов экономики.

В настоящее время в России отсутствует национальный стандарт, соответствующий MoReq2, поэтому далее для обозначения систем автоматизации делопроизводства будем использовать обозначение СЭД как наиболее часто встречающееся на практике.

Современный подход к выбору лучшей СЭД для предприятия предполагает одновременный учет целого комплекса важных критериев. Заказчикам, конечно, хотелось бы иметь единый, комплексный показатель, который учитывает степень соответствия рассматриваемой системы особенностям организации, специфику ее документооборота, характеристики всех видов обеспечения СЭД как информационной системы.

Наиболее полный и отвечающий требованиям нормативных документов в области делопроизводства состав параметров, который следует учитывать при выборе систем электронного документооборота, приведен в «Рекомендациях по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях», подготовленных специалистами Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела в 2003 г.

По их мнению, для определенного параметра следует заранее самостоятельно установить шкалу оценок или тип оценки (баллы, «+» и «-»; 1 и 0; «да» и «нет» и другие), а после проведения формального и логического анализа на основе имеющихся данных, характеристики СЭД представляются в виде заполненной таблицы-матрицы. Путем несложных математических подсчетов по группам параметров различных систем получается результат, позволяющий выбрать автоматизированную систему в соответствии с потребностями организации.

Недостатки такого подхода заключаются в том, что в нем не учитывается степень важности разных параметров для организации, а также степень их проработки в каждой конкретной системе. Кроме того, многие характеристики не являются взаимнонезависимыми, но степень их корреляции не выявлена. Изучение же взаимовлияния отдельных критериев представляется весьма сложной и трудоемкой задачей, причем ее решение будет зависеть от специфики конкретного предприятия. Поэтому формирование векторного критерия для решения данной многокритериальной задачи выбора СЭД нецелесообразно.

Основные идеи рассмотренного подхода к выбору систем применяются достаточно часто Горовой А. Выбор системы электронного документоо-борота // Система электронного документооборота FossDoc [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.fossdoc.ru/ Article₀₃.aspx (дата обращения: 15.10.2015). Они предполагают использование различных параметров, но, не имея сведений о влиянии локальных характеристик СЭД на показатели, определяющие эффективность внедрения систем электронного документооборота, организации самостоятельно и весьма приблизительно определяют их набор.

Рассмотрим системы требований, предлагаемых международными (Спецификация MoReq2) и российскими (ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007) нормативными документами для оценки СЭД, а также наборы показателей, заявляемых разработчиками систем и учитываемых практиками, имеющими опыт внедрения СЭД.

MoReq2 детально описывает функции, которыми должна обладать информационная система, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов, получаемых и создаваемых в ходе деятельности организаций, и предъявляет следующие требования к системам управления электронными официальными документами: обеспечение информационной безопасности, регламентация и поддержка жизненного цикла документа, разграничение прав доступа, регистрация документов, развитые средства поиска, обеспечение совместной работы над документами, поддержка формализованных рабочих процессов, поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП), шифрование, распределенная обработка документов, интеграция с факсимильной связью, интеграция с электронной почтой, сканирование с использованием соответствующего аппаратного обеспечения.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 СЭД должна удовлетворять следующим требованиям: распределенная обработка документов, работа со справочниками, регистрация документов, разграничение прав доступа, обеспечение поиска документа, маршрутизация документов, обеспечение информационной безопасности, списание документов в архив организации.

Разработчики СЭД в своих рекламнотехнических материалах приводят следующий набор функций и характеристик систем: регистрация документов; ведение регистрационной карточки; ведение номенклатуры дел; связанные документы; прикрепленные файлы; работа со словарями и справочниками; сроки поручений; поиск: по реквизитам, по виду регистрационной карточки (РК) документа, полнотекстовый, с учетом морфологии; списание документа в архив; маршрутизация документов; разграничение прав доступа; интеграция с другими приложениями; сканирование с использованием соответствующего аппаратного обеспечения; шифрование документов; обеспечение совместной работы над документами; Web-доступ; распределенная обработка документов; интеграция с электронной почтой; интеграция с факсимильной связью; поддержка ЭЦП; поддержка формализованных рабочих процессов.

По мнению практиков, СЭД должна отвечать следующим требованиям: поддержка формализованных рабочих процессов, регистрация документов, организация систематизированного хранения документов, списание документа в архив, обеспечение совместной работы над документами, интеграция с электронной почтой, интеграция с другими приложениями, интеграция с факсимильной связью, распределенная обработка документов, поддержка ЭЦП, разграничение прав доступа, Web-доступ.

Анализ состава приведенных выше наборов показателей, учитываемых различными категориями пользователей и разработчиков, позволяет сделать вывод об отсутствии связи этих требований с количественными и качественными критериями оценки эффективности СЭД.

В заключение приведем таблицу сравнения наиболее популярных СЭД по наличию реализованных в них отдельных требований, предъявляемых различными категориями нормативных документов, разработчиков и пользователей систем. Данные для анализа получены из имеющихся публикаций, а также официальных сайтов организаций-разработчиков информационных систем этого класса. Источники информации указанных выше типов используются при сборе информации практически всеми организациями перед принятием решения о выборе СЭД (табл. 1).

Таблица 1

Результаты сравнения СЭД

Полученные результаты показывают, что большинство требований, выполняемых существующими СЭД, относится к категории предъявляемых разработчиками СЭД. Однако ни одна из рассмотренных систем не отвечает в полном объеме всем требованиям, предъявляемым Спецификацией MoReq2, ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007, а также требованиям практиков.

Таким образом, в настоящее время не существует формализованной методики выбора СЭД. Предлагаемые различными авторами рекомендации по выбору носят качественный характер. Поэтому фактический эффект от внедрения системы электронного документооборота в организации сводится к снижению времени выполнения отдельных рутинных операций по обработке документов, повышению сохранности информации и обеспечению возможности коллективной работы над документами, а сама система выбирается чаще всего по критерию стоимости.

2.2 Характеристики некоторых систем электронного документооборота

Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях. Производитель: ГП «Центр компьютерных разработок» (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)

Основные характеристики системы:

— готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства — каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов, поручений и др.;

— поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту;

— модульность в сочетании с единой информационной логикой — обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Интернет/интранет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте;

— экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение Пахтанова О. Российские системы автоматизации документооборота / О. Пахтанова, А. Прохоров // КомпьютерПресс, 2012. — № 7. — С. 26.

Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:

«Кодекс: Служебная корреспонденция» — регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов»;

«Кодекс: Контроль исполнения документов» — регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой;

«Кодекс: Письма и обращения граждан» — ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;

«Кодекс: Система подготовки документов» — создание электронного полнотекстового архива документов;

«Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» — регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации;

«Кодекс: Справочная система документооборота» — обеспечение доступа к базам документов по технологии Интернет/интранет и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера.

«Кодекс: Обмен документами» — обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами.

Системы реализованы в двух вариантах — файл-серверном и клиент-серверном.

DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство». Производитель: DocsVision (http://www. docsvision.com)

Система DocsVision представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов для автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес-процессов обработки документов в организации.

Функции системы:

— ведение картотеки документов;

— создание электронного архива документов компании;

— ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;

— организацию циклов разработки согласования документов;

— организацию контроля исполнения документов и заданий;

— маршрутизация документов в организации и вне ее;

— автоматизация разнообразных процессов обработки документов;

— организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях либо служить в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации Пахтанова О. Российские системы автоматизации документооборота / О. Пахтанова, А. Прохоров // КомпьютерПресс, 2012. — № 7. — С. 27.

DOCS Open. Производитель: «Лоция Софт» (http://www.lotsia.com/techno-ds.html)

Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, которое основано на передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей. Решение построено по архитектуре «клиент-сервер».

Функции системы:

— преобразование в электронную форму документов с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т. п.);

— работа с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами;

— поиск документов по неограниченному числу критериев; контекстный поиск на русском языке; нечеткий поиск;

— наличие средств свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; ведение мониторинга работ (полная история работы с документами и история выполнения заданий и работ), получение полной информации о статусе документа, о состоянии работы и задействованных исполнителях;

— надежный контроль за доступом к документам и защита от несанкционированного доступа.

Для установки и визуализации логических связей между документами служит дополнительный модуль «Смотритель», который предоставляет возможность отображения логической структуры архива с помощью механизма представлений.

Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Интернет. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе.

Программа «1C: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации процесса организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет:

— разрабатывать шаблоны документов и устанавливать правила их заполнения пользователями;

— контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;

— обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;

— автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;

— отправлять и принимать документы;

— вести хранилище документов и обрабатывать их.

Документы хранятся в машине в папках. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически (автоприемка, автоконтроль и т. д.). Система поддерживает несколько списков документов («на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.). Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, находящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать.

Программой «1C: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных. Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и др. Внешний отладчик, позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута выстраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля. Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в настоящее время становится действенным средством повышения эффективности управления многих передовых организаций. И это не просто «дань моде». Это — осознание тех преимуществ, которые дает внедрение полноценной системы электронного документооборота.

Программы обработки электронных документов позволяют:

— вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;

— быстро имитировать бумажные формы;

— использовать предоставляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;

— использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;

— использовать средства для установления связи между формами;

— включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

В настоящей работе мы выделили назначение и особенности средств документооборота и рассмотрели распространенные на российском рынке программные продукты, относящиеся к этой категории, а также средства создания решений подобного назначения. Мы видим, что выбор средств документооборота на данный момент достаточно велик и разнообразен, и практически любая компания, нуждающаяся в подобных средствах, может выбрать и внедрить продукт, максимально удовлетворяющий ее потребностям.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.directum.ru/339 091.aspx (дата обращения: 15.10.2015).

2. Горовой А. Выбор системы электронного документооборота // Система электронного документооборота FossDoc [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.fossdoc.ru/Article₀₃.aspx (дата обращения: 15.10.2015).

3. ГОСТ Р 51 141−98 от 27.02.1998 N 28 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4. Пахтанова О. Российские системы автоматизации документооборота / О. Пахтанова, А. Прохоров // КомпьютерПресс, 2012. — № 7. — С. 26−29.

5. Прохоров А. Документооборот и его программное обеспечение / А. Прохоров // КомпьютерПресс 2010. — № 1. — С. 32.

6. Усманова И. В. Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций / И. В. Усманова // Известия ПГУ им. В. Г. Белинского. — 2010. № 22. — С 25−29.