Документационное обеспечение управления в ООО УК «Богдановичская»

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина»

ЦБПО исторический факультет ОТЧЕТ об учебно-производственной практике по делопроизводству ООО УК «Богдановичская»

Студентки 2 курса Пирожковой Юлии Дмитриевны Руководитель практики ;

К.и.н., доцент кафедры архивоведения и истории государственного управления Шаталов Дмитрий Николаевич Богданович

Содержание Введение

1. Характеристика предприятия

1.1 Основные направления деятельности управляющей компании

1.2 Организационные документы предприятия

2. Организация документооборота

2.1 Прием и отправка

2.2 Регистрация

2.3 Контроль исполнения

2.4 Классификация и систематизации документов. Формирование дел Заключение

Введение

В соответствии с учебным планом я проходила учебно-производственную практику в обществе с ограниченной ответственностью управляющая компания «Богдановичская» с 02.12.2013 по 29.12.2013.

Работа с документацией — основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т. п.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Целью прохождения практики является:

— Общее ознакомление с деятельностью компании;

— ознакомление с особенностями работы компании;

— изучение структуры управления компании;

— изучение должностных обязанностей делопроизводителя;

— приобретение навыков работы в коллективе;

— получение практического опыта работы в качестве помощника делопроизводителя;

— улучшение качества профессиональной подготовки;

— закрепление полученных знаний по общим и специальным дисциплинам.

Для достижения поставленной цели предлагается рассмотреть ряд задач:

· Изучить нормативно-правовую основу деятельности организации;

· Определить место канцелярии в структуре организации и ее роль в делопроизводственной деятельности;

· Исследовать регламентацию документооборота и его обеспечения в организации;

· регистрацию документов в канцелярии и работу с входящими, исходящими и внутренними документами;

· Провести анализ контроля за исполнением документов в организации;

· рассмотреть особенности организации текущего хранения документов;

УК «Богдановичская» осуществляет оказание услуг и выполнение работ по эксплуатации, содержанию, ремонту и коммунальному обслуживанию жилого фонда.

1. Характеристика предприятия Во исполнение статьи 161, раздела XIII Жилищного Кодекса РФ в ноябре-декабре 2005 года, в январе-феврале 2006 года в городском округе Богданович была проведена кампания по выбору способа управления многоквартирным домом собственниками жилых помещений. В целом собственниками был выбран способ управления через управляющую компанию — ООО УК «Богдановичская», которая с 1 марта 2006 года приступила к своей деятельности. На тот период в управлении компании находилось 519,4 тысячи квадратных метров жилья, из которых 362,9 тысячи квадратных метров или 69,9% находилось в собственности граждан, 131,7 тысячи квадратных метров или 25,4% в муниципальной собственности, а 24,8 тысячи квадратных метров или 4,8% в собственности владельцев нежилых помещений. Перед проведением кампании по способу управления многоквартирными жилыми домами специалистами ООО УК «Богдановичская» совместно с некоммерческой организацией «Региональный фонд развития ЖКХ», администрацией городского округа Богданович, городской Думой предприятиями ЖКХ, общественностью города была проведена серьезная организационная работа. Были подготовлены документы, которые прошли согласование с администрацией городского округа и были утверждены городской Думой и рекомендованы к использованию. Это: инструкции по подготовке, организации и проведению собраний жильцов-собственников помещений в многоквартирном доме, уведомление по проведению общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, уведомление о проведении общего собрания в форме заочного голосования, форма протокола № 1 общего собрания жителей (представителей жителей) по выбору способа управления домом, управляющей компании, выбору счетной комиссии, выбору домового комитета, сводная таблица по результатам голосования по принятию решений согласно повестки дня собственников многоквартирного дома, бюллетень № 1 о принятом решении общего собрания собственников помещений многоквартирного дома в форме заочного голосовании о выборе способа управления бюллетень № 2 о принятии решения общего собрании собственников помещений в многоквартирном доме в форме очного голосования о выборе способа управления, протокол заседания счетной комиссии общего собрания собственников помещений в форме заочного голосования, договор по управлению многоквартирным домом.

Основными целями деятельности управления являются: выполнение функций заказчика (застройщика) на территории района по проектированию и строительству объектов жилищного, коммунального, культурно-бытового назначения и других объектов по заказу администрации района, создание надлежащих условий для предоставления качественных, надежных и экологически безопасных жилищно-коммунальных услуг потребителям.

документооборот дело управляющий

1.1 Основные направления деятельности ООО УК «Богдановичская»

— обеспечение качества и надежности обслуживания населения и других потребителей услуг ЖКХ в соответствии с правилами предоставления коммунальных услуг;

— осуществление контроля за качеством, объемами и своевременностью оказываемых услуг в соответствии с существующими правилами и нормами предоставления коммунальных услуг;

— организация работы аварийно-диспетчерской службы района;

— подготовка многоквартирных домов к сезонной эксплуатации;

— организация технического перевооружения и реконструкции объектов ЖКХ (организация и проведение капитального ремонта, благоустройство дворовых территорий);

— осуществление начисления и сбора платежей за жилье и коммунальные услуги и расчетов с поставщиками коммунальных услуг и подрядными организациями;

— участие в разработке ставок и тарифов на услуги ЖКХ, а также нормативов потребления этих услуг;

— организация и предоставление жителям новых видов услуг, направленных на безопасное и комфортное проживание в многоквартирных домах.

1.2 Организационные документы предприятия В компании ООО «Богдановичская», была изучена организационно-распорядительная документация.

Организационно-распорядительные документы на предприятии следующие:

— устав — правовой акт, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.

— штатное расписание — правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

— протоколы — составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

— приказы — оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.

2. Организация документооборота Делопроизводитель рассматриваемой жилищной организации принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Вся документация предприятия делится на три документопотока:

1.Входящие (поступающие) документы (организационно-распорядительные документы от вышестоящих организаций, жалобы и заявления граждан, протоколы общих собраний граждан, решения собственников, постановления и распоряжения главы администрации муниципального района, относящиеся к деятельности организации, протоколы совещаний при главах муниципального района по вопросам развития ЖКХ и др.).

Движение документов в УК «Богдановичская» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая цепочка движения и обработки документов в УК «Богдановичская» состоит из следующих этапов:

— приема и первичной обработки;

— предварительного рассмотрения и распределения;

— регистрации документов;

— направления на исполнение и исполнения документов;

— отправки.

На каждом этапе выполняются типовые операции по работе с документами.

2.1 Прием и отправка Прием и отправка документов в УК «Богдановичская» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Прием и первичная обработка документов осуществляется делопроизводителем. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно УК «Богдановичская» (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

2.2 Регистрация На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту генеральному директору.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на специальных бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на исполнителя.

В УК «Богдановичская» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы директора, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения директора.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в журналах регистрации и карточках учета.

2.3 Контроль исполнения Контроль исполнения в УК «Богдановичская» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.

Документы УК «Богдановичская» подлежат исполнению в следующие сроки:

— с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

— без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель УК «Богдановичская» обязан информировать делопроизводителя.

Снятие документа с контроля осуществляется делопроизводитель по исполнении документа с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении

2.4 Классификация и систематизация документов. Формирование дел Для классификации и систематизации документов, формирования дел в УК «Богдановичская» составляется номенклатура дел

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел УК «Богдановичская» составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве.

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

— в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

— в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

— в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

— по объему дело обычно не превышает 250 листов.

— при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т. д.

Заключение

Производственная практика по специальности «ДОУ и архивоведение» проходила в ООО УК «Богдановичская».

Подводя итоги практики, которая была пройдена в жилищной организации ООО УК «Богдановичская», хотелось бы отметить ряд положительных моментов:

— были проведены запланированные этапы работы в соответствии с выделенными направлениями;

— рассмотрены основные вопросы документационного обеспечения жилищной организации;

— теоретические знания были применены на практике.

В процессе прохождения практики были изучены основные виды документов на предприятии, их документооборот, изучена организация работы с документами и выявлены недочеты. Была проанализирована должностная инструкция делопроизводителя организации и разработаны предложения по ее совершенствованию. Также было предложено разработать инструкцию по делопроизводству, которая бы регламентировала организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.