Оформление организационно-распорядительных документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра технологии производства ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА по курсу «Делопроизводство»

Студент ФМк, 1-й курс, РММ-2 А. В. Рафеенко Проверил канд. экон. наук, доцент В. В. Паневчик МИНСК 2015

1. Тексты статей

1.1 Методические рекомендации по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций: комментарий специалиста

1.2 Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела: понятие «документирование»

1.3 Оформление документов на основе унифицированных форм УСОРД: приказ о распределении обязанностей между руководством

2. Оформление организационно-распорядительных документов

2.1 Студенческие документы

2.2 Распорядительные документы

2.3 Приказы по личному составу

2.4 Справочно-информационные документы

2.5 Документы, входящие в состав личного дела

2.6 Деловое письмо

2.7 Переписка с иностранным корреспондентом

2.8 Определить порядок расположения дел в разделе номенклатуры «Бухгалтерия» и заполнить все графы номенклатуры дел Список использованных источников

1. Тексты статей

1.1 Методические рекомендации по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций: комментарий специалиста

Согласно статье 2 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» архив — это организация или структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, учет и использование архивных документов. На этом основании пунктом 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 (далее — Правила работы архивов) установлено, что одной из задач архива государственного органа, иной организации (далее — организация) является обеспечение использования документов. Использование документов, хранящихся архиве организации, включает в себя подготовку и выдачу информационных документов (архивных справок, архивных копий, архивных выписок и др.) по запросам организаций и граждан, предоставление документов пользователям для работы в читальном зале, выдачу дел во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведение учета и анализа использования документов.

Несмотря на то, что использование документов является важнейшим направлением деятельности архива организации, в нормативных правовых актах Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства вопросам использования документов уделено незначительное внимание. Имеющиеся в них положения носят общий характер и требуют детализации. Специальные акты законодательства по данному вопросу также отсутствуют. В частности, в связи с тем, что подготовка архивам организаций ответов на тематические запросы и запросы социально-правового характера подпадает под действие законодательства об обращениях граждан и юридических лиц, в Правилах работы архивов отсутствуют требования к составлению и оформлению таких ответов, не раскрыты сами понятия «тематический запрос», «запрос социально-правового характера», «'архивная справка», «архивная копия», «архивная выписка», «информационное письмо». Вместе с тем, подготовка ответов по результант рассмотрения тематических запросов и запросов социально-правового характера имеет свою специфику, что создает существенные трудности при составлении и оформлении в архивах организаций архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем. Кроме этого в Правилах работы архивов не регламентирована работа читального зала, хотя данные Правила допускают его наличие в архиве организации.

В связи с отсутствием достаточной нормативно-методической базы и в целях повышения эффективности работы по использованию документов в архивах организаций Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) разработаны Методические рекомендации по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций (далее Методические рекомендации). Они утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 февраля 2014 г. № 91.

Методические рекомендации подготовлены в соответствии с Правилами работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. № 7, Правилами работы архивов организаций, государственным стандартом Республики Беларусь. «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (СТБ 6.38−2004), государственным стандартом Республики Беларусь «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (СТБ 2059;2013). При составлении Методических рекомендаций были учтены требования актов законодательства Республики Беларусь, регулирующих вопросы работы государственных органов, иных государственных организаций с обращениями граждан и юридических лиц.

В Методических рекомендациях рассматриваются основные формы и порядок использования документов в архивах организаций независимо от формы их собственности, основные виды информационных документов, требования к их оформлению, порядок работы пользователей с документами архива организации, обеспечение сохранности документов в процессе их использования. Представлена характеристика запросов социально-правового характера в соответствии с их тематикой, приведены примеры оформления информационных документов по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан.

В главе 1 Методических рекомендаций представлен перечень основных информационных документов архива организации, используемых при информировании пользователей о наличии в архиве тех или иных документов об их содержании (архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов), а также запросов, поступивших в архив организации (тематические запросы и запросы социально-правового характера). В главе содержатся определения указанных терминов.

В главе 2 Методических рекомендаций рассматривается порядок составления и оформления информационных документов, в том числе рассматриваются требования к оформлению реквизитов архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, тематических перечней архивных документов и тематических подборок копий архивных документов. В связи с тем, что архивные справки, архивные копии, архивные выписки оформляются на бланке для письма организации, приводятся образцы оформления заголовочной части этих документов. Большое внимание уделено оформлению таких реквизитов этих документов, как «текст» и «подпись». В приложении 1 к Методическим рекомендациям содержится макет архивной справки (архивной копии, архивной выписки), подготовленный на основании перечня реквизитов указанных информационных документов.

В главе 3 Методических рекомендаций дается порядок исполнения тематических запросов и запросов социально-правового характера, приводятся виды документов, которые составляются по результатам их исполнения. Значительное место уделено особенностям составления архивных справок о трудовом стаже, о размере заработной платы, об образовании, об имущественных и наследственных правах, о подтверждении факта получения травмы, несчастного случая на производстве, профессионального заболевания. Рассматриваются вопросы выдачи архивных справок, архивных копий, архивных выписок заявителю или его доверенному лицу, порядок исполнения повторных запросов.

В главе 4 Методических рекомендаций определяется порядок работы пользователей с документами архива организации. В главе изложены вопросы организации допуска пользователей к работе с документами архива организации, оборудования читального зала или рабочего места пользователя, содержатся требования к порядку и срокам выдачи документов пользователям, обеспечению сохранности архивных документов в процессе их использования, организации системы контроля за работой читального зала.

В приложениях к Методическим рекомендациям даются примеры составления и оформления архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, тематических перечней архивных документов (всего 24 формы), анкеты пользователя, заказов на выдачу и копирование документов, журнала регистрации пользователей и их личных дел, журнала регистрации посещений пользователями читального зала, акта о выдаче дел во временное пользование.

Методические рекомендации носят сугубо практическую направленность и предназначены для работников архивов самых разных организаций. Имеющаяся в Методических рекомендациях информация по организации использования документов архива, отсутствующая в нормативно-методических документа, позволит повысить функциональный уровень каждого архива организации. Павел Левчик заведующий отделом архивоведения БелНИИДАД

1.2 Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела: понятие «документирование»

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059;2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее — СТБ 2059;2013) определяет термин «делопроизводство» как деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами. Очевидно, что термин «документирование», определение которого закреплено в СТБ 2059;2013 является одним из базовых, применяемых в сфере делопроизводства. Понимание значения данного термина, а также способов документирования позволяет понять смысл в значение ряда других включенных в стандарт терминов, например таких, как «изобразительный документ», «графический документ, аудиовизуальный документ», «текстовой документ», «письменный документ» и др, о которых мы расскажем позднее.

Документ появляется в результате записи информации на материальном носителе. Однако для того, чтобы стать документом, информация должна быть не просто записана на материальном носителе, но и иметь реквизиты, позволяющие идентифицировать эту информацию. Это, в свою очередь, предполагает установление определенных требований к технологии изготовления документа и его оформлению. Требования к созданию и оформлению документов формулируются в виде специальных правил, которые закрепляются в качестве обязательных норм в нормативных правовых актах, государственных стандартах и др.

На этом основании СТБ 2059;2013 дает следующее определение термину документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Таким образом, в процессе документирования создаются документы. Ранее действовавший ГОСТ 16 487–83 определял документирование именно как «создание документов».

Информация может быть записана на различных материальных носителях различными способами. При этом могут использоваться различные средства. Поэтому выявление и изучение способов документирования является одной из важных задач документоведения.

В настоящее время в документоведении не сложилось единого взгляда на содержание понятия «способ документирования». При решении этой задачи применяются два подхода.

При первом подходе способ документирования определяется как действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе. Основной акцент делается на способе (методе) записи информации. Форма внешнего представления документа во внимание не принимается.

Данного подхода в трактовке понятия «способ документирования» придерживаются в основном представители документологического направления документоведения. В частности, Н. С. Ларьковым предложено условно разделить все способы документирования на две большие группы: традиционные и технотронные. К традиционным способам документирования относятся начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т. п. Эти способы документирования в большинстве своем появились в глубокой древности. К технотронным способам документирования относятся механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие. Технотронные способы документирования предполагают создание документов с помощью техники, в особенности ЭВМ и средств связи. Появление и использование этих способов относится к XIX-XXI. Такая классификация способов документирования логична, однако не является бесспорной. Современные технологии и оборудование позволяют выполнить начертание, высекание, выжигание, тиснение и резьбу не только традиционными, но и технотронными способами. Например, проект управленческого документа может быть изготовлен с помощью компьютерной техники, записан на жесткий магнитный диск и распечатан на бумажном носителе с помощью принтера. Является ли данный способ документирования традиционным (налицо признаки начертательного способа документирования, при котором языковые знаки нанесены на поверхность материального носителя при помощи красящего вещества) или технотронным (информация первоначально зафиксирована на материальном носителе посредством электромагнитной записи)?..

Предложенный подход к определению и классификации способов документирования не позволяет также решить в полной мере практические задачи, связанные с установлением правил создания документов, их описаний учета, хранения. Для управляющих документами и архивистов принципиальное значение имеют не только и даже не столько сами технические действия или совокупность действий, выполняемых в процессе фиксации информации на носителе, сколько результат документирования, то есть та форма, которую приобретает документ, изготовленный тем или иным способом. Посредством различных способов записи информации могут изготавливаться и управленческие документы, представленные в текстовой форме и технические документы, представленные главным образом в графической форме, и фотодокументы, содержащие изобразительную информацию, и т. д. Независимо от способа записи информации каждая категория упомянутых документов предназначена для применения в определенной сфере деятельности, для хранения некоторых из них создаются специализированные архивы (научно-технической документации, кинофотофонодокументов).

Поэтому в традиционном документоведении и архивоведении принята иная классификация способов документирования: текстовое документирование, техническое документирование, фотодокументирование, кинодокументирование, фонодокументирование, аудиовизуальное документирование, электронное документирование. Например, в результате текстового документирования получается текстовой документ, в котором информация представлена в виде текста. Изобразительный документ, созданный фотографическим способом, — это фотодокумент и т. д. Текстовой управленческий документ; относящийся к системе организационно-распорядительной документации, независимо от способа записи информации, должен быть оформлен по требованиям, установленным Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, и иметь определенный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения согласно СТБ 6.38−2004.

Таким образом, способ документирования — это не только действие или совокупность действий. Он определяет внешнюю форму и структуру документа, правила документирования — его внутреннюю форму или информационную структуру. Поэтому способ документирования можно определить как технологию записи (фиксации) информации на материальном носителе, позволяющую представить информацию документа в определенной форме.

Такая классификация способов документирования также не идеальна. Например, в результате текстового документирования создаются текстовые документы СТБ 2059;2013 текстовой документ — это документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Это позволяет отнести к документам, создаваемым в процессе текстового документирования, не только письменные документы, но и, например, фонодокументы, создаваемые в процессе фонодокументирования (записи звука). В тоже время фонодокумент может содержать не только речевую, но и иную звуковую информацию.

Различные способы документирования предполагают использование определенных средств. Средства документирования — это предмет (орудие), оборудование, инструменты, приспособления, используемые для создания документа.

Перечень средств документирования обширен. К ним относятся гусиное перо, пишущая машина, магнитофон видеокамера, компьютерная техника и др. Большинство средств документирования можно разделить на три основные группы: ручные (перья, автоматические и шариковые ручки, карандаши и т. п.), механизированные (пишущие машины, штампы и т. п.), автоматизированные (персональные компьютеры, принтеры и т. п.). Андрей Рыбаков, директор БелНИИДАД, кандидат исторических наук

1.3 Оформление документов на основе унифицированных форм УСОРД: приказ о распределении обязанностей между руководством

Унифицированная форма приказа о распределении обязанностей между руководством включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 (с изменениями и дополнениями от 24 марта 2008 г. № 16) Об УСОРД, ее структуре и включенных в нее унифицированных формах см.: Андрей Сукач. Opганизационно-распорядительная документация и унифицированная система организационно-распорядительной документации // Архивы и делопроизводство. — 2014. — № 1. — С. 65 — 69. и имеет следующий вид:

документ приказ распорядительный письмо

____________________

Код ОКУД 211 620 002

_________________________

Наименование организации

ПРИКАЗ

_____________№_____

____________________

Место издания

О распределении обязанностей

между руководством

_____________________________________________________________

основание

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить следующее распределение обязанностей:

1. ______________________________________________________________.

2. ______________________________________________________________.

3. ______________________________________________________________.

________________________ ________ ___________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

руководителя организации

Визы

При составлении и оформлении приказа о распределении обязанностей между руководством на основе унифицированной формы необходимо учитывать следующее.

1. Распределение обязанностей между руководством организации способствует более рациональной организации труда руководителей путем разделения функций и задач управления по степени их значимости и важности.

2. Согласно п. 15 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4) право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в уставах организаций (положениях о них), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных нормативных правовых актах организации. Таким образом, в приказе о распределении обязанностей между руководством, помимо прочего, может быть определено, какие категории документов могут издавать (подписывать) руководители организации.

3. Приказы о распределении обязанностей между руководством организации относятся к категории приказов по основной деятельности. Требования к оформлению приказов о распределении обязанностей между руководством идентичны требованиям к оформлению приказов по основной деятельности О требованиях к оформлению приказов по основной деятельности см.: Андрей Сукач, Елена Шумская. Оформление документов на основе унифицированных форм УСОРД: Приказ по основной деятельности // Архивы и делопроизводство. — 2014. — № 2.

4. Приказы о распределении обязанностей между руководством хранятся:

в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях — постоянно;

в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, — 10 лет.

Пример оформления приказа о распределении обязанностей между руководством на основе унифицированной формы приведен в приложении.

3 П. 21.1 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140).

Андрей Сукач

старший научный сотрудник

отдела документоведения БелНИИДАД

Елена Шумская

научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Приложение Пример оформления приказа о внесении изменений в распределение обязанностей между руководством Адкрытае акцыянернае Открытое акционерное Таварыства общество

«Мерыдыян» «Меридиан»

(ААТ «Мерыдыян») (ОАО «Меридиан»)

ЗАГАД ПРИКАЗ

28.05.2012 №124

г. Мiнск г. Минск

О внесении изменений

в распределение обязанностей между руководством

В целях оптимизации деятельности ОАО «Меридиан», повышения оперативности принятия решений ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в распределение обязанностей между генеральным директором ОАО «Меридиан» и заместителем генерального директора по общим вопросам, утвержденных приказом генерального директора ОАО «Меридиан» от 10.03.2012 № 84 «О распределении обязанностей между руководством», следующие изменения:

1. Подпункт 1.7 изложить в следующей редакции:

«1.7. курирует деятельность структурных подразделений Общества:

управления бухгалтерского учета и отчетности;

контрольно-ревизионного отдела".

2. В подпункте 2.2 абзацы второй и пятый исключить, абзацы третий и четвертый считать, соответственно, вторым и третьим.

3. Подпункт 2.3 изложить в следующей редакции:

«2.3. курирует деятельность структурных подразделений Общества:

управления по лицензированию;

отдела инвестиций, строительства и материально-технической базы;

экономического отдела;

юридического отдела".

Генеральный директор Карташевич В. В. Карташевич Визы С приказом ознакомлен Нилов Г. Л. Нилов

28.05.2014

2. Оформление организационно-распорядительных документов

2.1 Студенческие документы

Задание № 4.

Составить заявление на имя декана факультета маркетинга и логистики с просьбой предоставить материальную помощь.

Факультет маркетинга Декану Фмк

и логистики Цыганкову А.А.

студентки 1 курса

специальности «РММ»

группы РММ-2

Рафеенко А.В.

Иванову А.А.

Прошу произвести выплату до 01.05.2015

(подпись А.А. Цыганкова)

11.04.2015

ЗАЯВЛЕНИЕ

09.04.2015 г. №

Прошу предоставить материальную помощь в связи с заключением брака.

Прилагаю следующие документы:

1. Копия свидетельства о заключении брака.

(подпись) А.В. Рафеенко

СОГЛАСОВАНО:

Староста группы

(подпись) И.И. Иванова

09.04.2015

Профорг

(подпись) И.И. Петров

09.04.2015

В дело 01−03 БГЭУ

(подпись) А. А. Иванов 01−03/45

28.04.2015 28.04.2015

2.2 Распорядительные документы

Приказы по основной деятельности

Задание № 5.1.

В связи с производственной необходимостью и в целях совершенствования технологического процесса и рекламы продукции подготовить приказ по ЗАО «Технолог» о внесении изменений в штатное расписание: исключить должность инженера в проектно-конструкторском отделе и ввести должность программиста-конструктора; в отделе маркетинговых коммуникаций ввести должность менеджера по рекламе; исключить должность экономиста по продажам в отделе маркетинговых коммуникаций и ввести должность маркетолога-исследователя. Самостоятельно дополнить недостающими данными.

Закрытае Закрытое

акцыянернае акционерное

таварыства общество

«Тэхнолаг» «Технолог»

(ЗАТ «Тэхнолаг») (ЗАО «Технолог»)

ЗАГАД ПРИКАЗ

15.04.2015 № 459

г. Мінск г. Минск

О внесении изменений в штатное расписание

В связи с производственной необходимостью и в целях совершенствования технологического процесса и рекламы продукции

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Исключить должность инженера в проектно-конструкторском отделе и ввести должность программиста-конструктора.

2. Ввести в отделе маркетинговых коммуникаций должность менеджера по рекламе.

3. Исключить должность экономиста по продажам в отделе маркетинговых коммуникаций и ввести должность маркетолога-исследователя.

Генеральный

директор (подпись) А.А. Иванов

Начальник

отдела кадров (подпись) В.В. Смирнов

16.04.2015

В дело 19−09

(подпись)

16.03.2015

2.3 Приказы по личному составу

Задание № 5.2.

Составить сводный приказ по ОАО «Альфадор» и выполнить формулировку записи в трудовую книжку:

1) об увольнении Кузьмича П. П., экономиста, за прогул без уважительных причин. Основание: докладная начальника цеха, объяснительная Кузьмича П. П. (п. 5 ст.42 ТК);

2) о направлении в командировку Сергеева А. П., ведущего специалиста отдела снабжения, на предприятие «Азот» г. Гродно на 5 дней с 20.04.2015 по 24.04.2015 для заключения договора о поставке удобрений. Основание: докладная записка начальника отдела (ст.91−95 ТК);

3)об объявлении выговора Королёву И. Р., юрисконсульту, за опоздание на работу 17.04.2015 на 25 минут. Основание: объяснительная записка Королёва И. П., докладная записка заведующей отделом (применение дисциплинарных взысканий — п.4−9 ст. 42 ТК).

ОАО «Альфадор»

ПРИКАЗ

19.04.2015 № 19

г. Минск

По личному составу

1. УВОЛИТЬ:

КУЗЬМИЧА Петра Петровича, экономиста, 19.04.2015 за отсутствие на рабочем месте более трёх часов в течение рабочего дня без уважительных причин в соответствии с п. 5 ст. 42 ТК РБ.

Трудовой отпуск использован по 18.04.2015.

Основание: 1. Докладная начальника цеха Иванова И. И. от 18.04.2015.

2. Объяснительная Кузьмича П. П. от 18.04.2015.

2. НАПРАВИТЬ:

СЕРГЕЕВА Артёма Павловича, ведущего специалиста отдела снабжения, в командировку на предприятие «Азот» г. Гродно на 5 дней с 20.04.2015 по 24.04.2015 для заключения договора о поставке удобрений в соответствии с ст. 91−95 ТК.

Основание: докладная записка начальника отдела Врач Р. Р. от 16.04.2015.

3. ОБЪЯВИТЬ ВЫГОВОР:

КОРОЛЁВУ Ивану Романовичу, юрисконсульту, за опоздание на работу 14.04.2015 на 24 минут в соответствии с п. 4−9 ст. 42 ТК РБ.

Основание: докладная записка заведующей отделом Арес Н. А. от 14.04.2015.

Директор ОАО (подпись) И.П. Бураков

Начальник отдела кадров (подпись) А.С. Ткач

19.04.2015

С приказом ознакомлены: (подпись) П.П. Кузьмич

19.04.2015

(подпись) А.П. Сергеев

19.04.2015

(подпись) И.Р. Королёв

19.04.2015

В дело 09−09

(подпись) Д.А. Фомин

19.04.2015

Формулировки распорядительной части приказа и формулировки записи в трудовой книжке:

Таблица 4.1 — Формулировки распорядительной части приказа и формулировки записи в трудовой книжке

2.4 Справочно-информационные документы

Задание № 6.

Составить акт списания имущества «Западбанка» согласно приказу председателя правления от 15.03.2015 № 51. В результате работы комиссии была выявлена непригодность имущества к дальнейшему использованию, так как истёк срок его эксплуатации. В связи с этим установлено, что данное имущество (по прилагавшемуся к акту перечню) подлежит списанию.

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ ответственностью Директор ООО «Западбанк»

«Западбанк» (подпись) А. А. Брагин АКТ

16.03.2015 № 115 18.03.2015

г. Минск Акт списания имущества Основание: приказ председателя правления от 15.03.2015 № 51.

Составлен комиссией:

Председатель — заместитель генерального директора А. Н. Мюнхен Члены комиссии:

1. Заместитель главного бухгалтера О.М. Автушко

2. Главный специалист отдела инвестиций В. А. Вишня Присутствовали:

1. Начальник отдела правовой и кадровой работы А.И. Глух

2. Инспектор отдела правовой и кадровой работы М. А. Гук В период с 10.03.2015 по 13.03.2015 комиссия провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию имущества.

Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию в связи с непригодностью для использования.

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр — в дело 03−07

2-й экземпляр — в отдел правовой и кадровой работы Приложение: перечень подлежащего списанию имущества на 4 л. в 2 экз.

Председатель комиссии (подпись) А. Н. Мюнхен Члены комиссии: (подпись) О.М. Автушко

(подпись) В. А. Вишня С актом ознакомлены (подпись) Е.К. Король

17.03.2015

(подпись) А.М. Дударева

17.03.2015

2.5 Документы, входящие в состав личного дела

Задание № 7.

Перечислить документы, входящие в состав личного дела. Оформить аттестационную характеристику на служащего (руководителя или специалиста) по специальности «Маркетинг».

В состав личного дела входят следующие документы:

1) внутренняя опись документов личного дела;

2) личный листок по учёту кадров;

3) дополнение к личному листку по учёту кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) заявление о приёме на работу;

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приёме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников дополнительно в состав личного дела включают такие документы, как:

а) Декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников согласно законодательству);

б) Обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 г. «О мерах борьбы с организованной преступность и коррупцией» (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников согласно законодательству);

в) Контракт (для государственных служащих), справка-объективка, анкета;

г) Копия (выписка) протокола заседания Учёного совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

д) Копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

е) Копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

ж) Договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

з) Направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной военной службы, уволенных из Вооружённых сил Республики Беларусь, и др.).

АТТЕСТАЦИОННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА Фамилия, имя, отчество Рафеенко Анастасия Владимировна Год рождения 1995

Окончил (а) Белорусский государственный экономический университет Специальность по образованию маркетолог Должность, дата назначения социолог, 15 февраля 2013 года За время работы в отделе маркетинга зарекомендовала себя как исполнительный, ответственный и инициативный сотрудник. Нарушений трудового распорядка не допускала.

Всегда имеет творческий подход к делу, предприимчива, старается внедрять что-то новое в практику работы. Довольно быстро и чётко умеет анализировать новую ситуацию и принимать соответствующие решения по достижению поставленных целей. Всегда своевременно и в полном объеме выполняет свои должностные обязанности, справляется с большим объёмом работы. Ответственна за результаты работы. Компетентна в вопросах экономики, трудового и хозяйственного законодательства, охраны труда.

В 2014 году участвовала в конференции по вопросам эффективности работы маркетинговых служб на государственных предприятиях.

Награждена грамотами за эффективные результаты своей работы.

В коллективе создает и поддерживает атмосферу высокой взаимотребовательности, доброжелательности, заинтересованности в достижении поставленных целей. Не допускает конфликтных ситуаций в коллективе. Дисциплинирована и настойчива в доведении начатого дела до конца. Умеет взять на себя ответственность, справедлива и правдива в отношении к подчиненным, коллегам и руководству. Имеет довольно обширный кругозор и высокий культурный уровень.

Вывод: соответствует занимаемой должности.

Начальник отдела маркетинга (подпись) И.Н. Пустовит

19.04.2015

Согласна (подпись) (подпись) А.В. Рафеенко

19.04.2015

2.6 Деловое письмо

Задание № 8.

Составить письмо-запрос в адрес ОДО «Мажор» с просьбой выслать предложение на два копировальных аппарата с программным управлением в соответствии с прилагаемыми техническими условиями, обозначив крайнюю цену, условия платежа и срок поставки. Кроме того, высказать заинтересованность в двух комплектах быстроизнашиваемых частей с указанием цены каждой части в отдельности.

ОАО «Король» ОДО «Мажор»

Пр. Независимости, 58, офис 15 Генеральному директору Минск, 220 010, РБ г-ну Н. М. Матвеенко Тел./факс (017)258 41 31 ул. Красивая, 29, 222 110

E-mail: [email protected] Минская область, г. Борисов, РБ ОКПО 353 015 515 А. А. Петров ОГРН 1 234 567 350 829

ИНН/КПП 1 293 553 720/289788701

Отгрузить оборудование в

адрес заказчика до 19.04.2015

(подпись Матвеенко Н.М.)

15.03.2015 № 09−15 18.03.2015

На № от __________

О поставке оборудования Уважаемый Никита Михайлович!

Просим Вас выслать нам предложение на два копировальных аппарата с программным управлением в соответствии с прилагаемыми техническими условиями, стоимостью одного не более 3 000 000 белорусских рублей, без учёта налогов. Также мы заинтересованы в двух комплектах быстроизнашиваемых частей, стоимостью одной не более 700 000 белорусских рублей, без учёта налогов. Расчёт будет произведён наличными в день поставки оборудования, крайний срок поставки 18.03.2015.

Приложение: Спецификация на 1 л. в 2 экз.

Директор ОАО «Король» Е. Е. Крос В.В. Крум

(017) 225 33 02

Отправлено письмо

№ 1−12/120 от 19.03.2015 ОДО «Мажор»

В дело 1−13 Вх. № 115

А.А. Петров 20.03.2015 18.03.2015

Let. 1−13/120

2.7 Переписка с иностранным корреспондентом

Задание № 9.

Составить письмо по вопросам поставки оборудования:

Уважаемые господа!

В соответствии с контрактом № 33 поставка оборудования для строительства завода минеральных удобрений должна быть осуществлена тремя партиями.

Первые две партии оборудования были доставлены вам в сроки, оговорённые контрактом, и вы остались довольными его техническими характеристиками.

Однако по вине завода-изготовителя, который не изготовил оборудование в срок, произошла задержка в поставке третей партии оборудования.

К этому времени срок действия выше указанного контракта истёк. Срок действия аккредитива на оплату последней 3-й партии оборудования закончился, поэтому мы убедительно просим вас или продлить срок действия аккредитива до января 2016 г., или подтвердить оплату счетов, которые будут высланы на инкассо.

С уважением Адрес: PERDUE FARMS, INC.

Old Ocean City Road,

P.O. Box 1537Salisbury, Maryland21802 — 1537

USA

PERDUE FARMS, INC.

Old Ocean City Road, P.O. Box 1537Salisburi, Maryland 21 802−1537, USA

Tel. 1 700 3 452 253, Fax. 1 700 3 452 254

Your ref. GV/TS/551

Our ref. LN/FN/1121

12 October 2015

Attention of the Chairman

Dear Sirs!

In accordance to the contract № 33 the shipment of the equipment for construction of the plant of mineral fertilizer should be accomplished by three batches.

Two batches of the equipment have been delivered to you in stipulating for contract terms, and you have been satisfied with its technical specifications.

But through the manufacturing work’s fault which didn’t make the equipment on time there was the result of delaying of the shipment the third batch of the equipment.

By this time the term of the activity of the above contract elapsed. The term of the activity of the letter of credit on payment the last third batch of the equipment finished so we urge you either to prolong the term of the activity of the letter of credit before January 2016 or to confirm the payment of bills which will be advanced on collection.

Yours faithfully

Mr. S. Clemens

Manager

Педью Фармс, корп.

Олд Оушн Сити Роад, P.O. Бокс 1537 Салисбури, Мэриленд 21 802−1537, США Тел. 1 700 3 452 253, Факс 1 700 3 452 254

Ваш исх. GV/TS/551

Наш вход. LN/FN/1121

12 Октября 2015

К сведению председателя Уважаемые господа!

В соответствии с контрактом № 33 поставка оборудования для строительства завода минеральных удобрений должна быть осуществлена тремя партиями.

Первые две партии оборудования были доставлены вам в сроки, оговоренные контрактом, и вы остались довольны его техническими характеристиками.

Однако по вине завода-изготовителя, который не изготовил оборудование в срок, произошла задержка в поставке третьей партии оборудования.

К этому времени срок действия вышеуказанного контракта истёк. Срок действия аккредитива на оплату последней 3-ей партии оборудования закончился, поэтому мы убедительно просим вас или продлить срок действия аккредитива до января 2016 г., или подтвердить оплату счетов, которые будут выставлены на инкассо.

С уважением С. Клеменс Менеджер

2.8 Определить порядок расположения дел в разделе номенклатуры «Бухгалтерия» и заполнить все графы номенклатуры дел

Известны следующие заголовки дел: бухгалтерские отчёты по бюджету, капитальным вложениям; заключения балансовой комиссии; штатное расписание организации; кассовая книга; книга регистрации выдачи доверенностей; ведомости на выдачу зарплаты сотрудникам; документы по инвентаризации зданий и сооружений; картотека учёта основных средств; номенклатура дел бухгалтерии; переписка с центральными и местными финансовыми организациями по вопросам бухгалтерского учёта и др. Недостающую информацию указать самостоятельно.

Частное унитарное предприятие УТВЕРЖДАЮ

«Зима» Генеральный Бухгалтерия директор ЧУП НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (подпись) А.А. Зенкевич

25.12.2015 № 09−10 28.12.2015

на 2015 год г. Минск

Главный бухгалтер (подпись) Б.Б. Иванов

26.12.2015

Зав. архивом (подпись) Р.В. Шумилова

26.12.2015

Список использованных источников

1 Кудрякова, Г. А. Архив с нуля / Г. А. Кудрякова. — Минск: Регистр, 2008. — 269с.

2 Паневчик В. В., Акулич В. В., Некраха СВ. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие/ под редакцией В. В. Паневчика — Минск: БГЭУ, 2008. — 318с.