Требования к оформлению кадровой документации

Документом, в котором изложены общие требования к оформлению служебных документов, является ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Любой документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа, автор, адресат, текст, подпись, печать, дата — это все реквизиты документа. Многие документы имеют строго определенное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Например, практически любая справка без печати учреждения будет недействительной.

Основной реквизит документа — это текст. В деятельности кадровой службы встречаются документы с частой повторяемостью текстов, например справки, с подтверждением места и стажа работы. В таких случаях целесообразно разработать трафарет — заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информации.

Трафаретные тексты можно использовать для изготовления однотипных писем, предназначенных для широкого круга адресатов: поздравления сотрудников фирмы с праздником, приглашения на собеседование, подтверждение получения документов и др.

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, используемые в деятельности кадровой службы. В этих формах последовательно указано, какие показатели и какая информация должна быть отражена. Особенностью данных документов является то, что они являются обязательными для использования. Никакие реквизиты не могут быть исключены, но добавления, если это необходимо для организации, могут быть внесены. Оформляются добавления к унифицированной форме приказом руководителя организации.

Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения и служит для уточнения или подтверждения трудового стажа работника, факта работы в организации, размера оплаты труда. Эта информация бывает необходима при начислении или перерасчете пенсии, присвоении почетных званий, установлении льгот и т. д. Информация, содержащаяся в кадровых документах, может понадобиться через много лет. Иногда никаким другим способом, кроме архивной справки, невозможно документально подтвердить факты трудовой биографии человека. Поэтому правильное, полное и своевременное оформление кадровых документов — важнейшее условие работы кадровых служб.

Особенно тщательно надо подходить к оформлению такого вида документов, как трудовая книжка. Не только правила ведения, но и правила исправления в трудовых книжках строго регламентированы законодательством.

При заполнении или заведении трудовой книжки следует сверить написание имени, отчества и фамилии с паспортными данными. Некоторые имена и отчества могут иметь разные варианты написания, например Наталья и Наталия, Геннадьевна и Геннадиевна. Нельзя сказать, что какой-то вариант является правильным, а какой-то — нет. Но все записи в кадровых документах, а особенно в трудовой книжке, должны быть сделаны так же, как в паспорте.

Итак, кадровая документация — это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем.

Всю кадровую документацию любой организации можно представить в виде двух больших блоков: обязательные документы, которые заводятся вне зависимости от организационно-правовой формы, и факультативные.

Состав обязательных документов прописан в Трудовом кодексе РФ и в других нормативных актах (например, в Инструкции по заполнению трудовых книжек):

• · штатное расписание;
• · трудовой договор;
• · правила внутреннего трудового распорядка;
• · график отпусков;
• · положение о защите персональных данных;
• · положение о стимулирующих добавках;
• · положение о командировках;
• · журнал учета трудовых книжек;
• · приходно-расходная книга по учету движения трудовых книжек.

Ко второму блоку документов относятся факультативные документы, помогающие организовывать работу, разрешить спорные вопросы и имеющие полную юридическую силу в случае судебного разбирательства.

К таким документам относятся:

• · должностная инструкция;
• · положение о подразделении;
• · положение о материальной ответственности;
• · книга регистрации трудовых договоров;
• · книга регистрации приказов;
• · журналы учета командировок.

В настоящий момент нормативную базу кадрового делопроизводства, помимо Трудового кодекса РФ, составляют Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а также ГОСТы и акты, принятые отраслевыми министерствами и ведомствами.