Деятельность кадровой службы

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении.

Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов:

• — общие положения; задачи;
• — структура;
• — функции;
• — взаимоотношения с другими подразделениями;
• — права;
• — обязанности;
• — ответственность.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации.

В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

• 1) самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• 2) выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
• 3) выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:

• — разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• — оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
• — учет личного состава;
• — хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• — контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• — изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• — анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
• — создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• — работа по созданию резерва на выдвижение;
• — подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• — подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• — подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению; - принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• — организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• — ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т. п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

• 1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
• 2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
• 3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
• 4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т. п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т. п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

• — требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• — принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения; - взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• — требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.