Системы управленческой документации

Назначение

Отличительные особенности

Состав документов

Система организационно-правовой документации

Организационноправовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения; содержат положения, строго обязательные для исполнения.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения. Могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

• • Учредительный договор;
• • устав организации, положение об организации;
• • положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;
• • регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;
• • штатное расписание;
• • инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкции по документационному обеспечению);
• • должностные инструкции работников;
• • правила, памятки и др.

Система распорядительной документации

Распорядительные документы регулируют деятельность учреждения, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам; реализуют управляемость объектов по вертикали: содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления — от управляющего органа к управляемому, то есть от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

Документы, издаваемые в условиях коллегиальности:

• • постановления;
• • решения.

Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения:

• • приказы;
• • указы;
• • указания;
• • распоряжения

Назначение

Отличительные особенности

Состав документов

Система плановой документации

Плановые документы фиксируют результаты планирования деятельности учреждения.

Плановые документы всегда составляются на какой-либо определенный срок (например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц); разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности; разрабатываются на федеральном, отраслевом, территориальном уровнях, в отдельной организации.

• • Программа;
• • стратегия;
• • план;
• • график;
• • схема

Система отчетной документации

Отчетные документы содержат сведения о результатах деятельности учреждения, организации за определенный период времени (год, полугодие, квартал, месяц, декаду); выполняют функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности учреждения, организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и учреждения в целом, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о командировках, о результатах рекламной деятельности, о выполнении отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства и др.; государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам.

• • Г осударственная (федеральная) статистическая отчетность (разрабатывается Госкомстатом РФ);
• • ведомственная отчетность (разрабатывается соответствующими министерствами и ведомствами);
• • внутриучрежденческая отчетность (отчеты или справки отчетного характера, разрабатываемые учреждением)

Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

Справочно-информационные и справочноаналитические документы содержат информацию о фактиче;

Выполняют служебную роль по отношению к организационноправовым и распорядительным документам; не содержат поручений, не обязывают действо;

Справочно-информационные документы:

• • протокол;
• • докладная записка;
• • служебная записка;

Назначение

Отличительные особенности

Состав документов

ском положении дел в системе управления; инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

вать строго предписанным образом, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения; как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

• • объяснительная записка;
• • предложение;
• • заявление;
• • представление;
• • переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение). Справочно-аналитические документы:
• • акт;
• • справка;
• • сводка;
• • заключение;
• • отзыв;
• • список;
• • перечень